こんばんは、なかみなとです。
今日はビジネスメール作成のコツについてお話しします。
まず大前提として、「相手と自分の関係性」を意識することです。
例えば相手が、自分と親しい人の場合。
同期や仲のいい先輩なら、ある程度どんな文面でも気にせず送れちゃいますよね？
相手の受け取り方も、あなたのキャラをよく分かっているので、変な誤解を招くことはないでしょう。
次に、自分の上司や同じ部署の目上の人で、そんなに距離が近くない場合。
この場合は、あなたとその人の関係の深さによるので非常に微妙な部分はありますが、くだけすぎず、かといってかしこまりすぎず、ちょうど間を縫った文面の作成が求められます。
私の経験上、意外と難しいのがここの層に属する人々とのメールのやりとり。
失敗すると、他社の得意先ほどではありませんが、まあまあ自分の会社生活のQOLに打撃を受けます。笑
毎日のように顔を合わせる可能性のある人たちですから、、、当然ですよね。
こう言ういわゆる「中間層」の人たちとのコミュニケーションのコツは、「文面は丁寧に、でも自分の意志は明確に伝える」ことです。
文面は丁寧で、困ることはありません。少々堅いと思われても、逆にゆるいと思われるよりはいいんです。
特に40代以上の層は、部活などで先輩後輩の区分けがはっきりしていた世代ですから、多くの人が丁寧すぎて印象を損なうことはないのです。
３つ目は、自分と距離が遠い人、すなわち関連会社などの他社さんや、リピーターではないお客様、クライアントなどへの対応です。
ここはものすごく丁寧に進めるべきと思います。
堅めの文面はもちろんですが、内容も、自分の意志よりも相手の意志をまずは伺う内容にした方がいいです。
皆さんが、逆に顧客の立場だったら、相手から「こうしてほしい」とか「私はこう思うんだけど、あなたはいかがですか？」とか言われたら嫌ですよね。。
そう思わない人ももしかしたらいるかもしれませんが・・・、私は心が狭いので嫌です。笑
だけど、ここで気をつけてほしいのは、決してそういう関係だからと言って、相手の言いなりになる必要はありません。
往々にして、クライアントの意見を聞くと自分の、あるいは自分の会社のやりたいこと、向かうべき方向と相反することがありますよね。
相手の言いなりになってしまうと、結果的に会社として損をすることもありますし、あなたの精神衛生が健全に保たれないこともあるでしょう。
なのでそんな場面では、まず相手方の意向を窺ってから、自分の意志を伝える、ということが大事です。
いったん受け止めることが大切なんですね。
クライアントから「○○の仕事、もっと納期が早くならないのか？」と言われたときに、その納期調整があなたの会社、あるいはあなたにとって致命的な変化であった場合、何て返すのが正解か。
「わかりました・・・何とか間に合わせます」という返信はNGです。それにより、その瞬間は相手は満足するでしょう。
でも中長期的に見たときに、あなたやあなたの会社、そして関連する部署や会社が受ける被害を考えると、どうでしょうか？？
一回の納期変更であれば、あなたと信頼関係ができていれば何とかなるでしょう。でも、そのために発生する残業代、そして何より信頼の失墜が発生し、次回から仕事を進めていくことすらままならなくなる可能性もあります。
そうすると、ひいてはクライアントの希望通りの納期/品質の仕事を収めることが難しくなってしまいます。
もう一つの答え方として、「ちょっとそれはできかねます・・・」という選択肢もあるでしょう。
上述の話を踏まえると、そんなに悪い選択肢ではないようにも思えますが、これもNGです。
相手の信頼を失うことになることに変わりはないからです。
じゃあ、どうすればいいのか？というと、私の提案するベストな返しは、
「ありがとうございます。極力ご要望にお応えできるよう調整させて頂きますが、現状の弊社の実力を鑑みますと、ご要望の日程に間に合わない場合も想定されます。一度弊社内で調整させて頂いた後、一両日中にご連絡させて頂いて宜しいでしょうか？」
というものです。そして、実際に社内で相談します。結果、どうしても無理な場合は、
「頂いたご提案の日程につき、社内で相談しましたが＋〇日の猶予を頂きたいという結論になってしまいました。ご要望に沿えず大変申し訳ございません。ですがお時間を頂くぶん、ご希望の品質に合う商品を納入させて頂きますので、何卒弊社のご利用をご検討頂けますと幸いです。」
といった旨の返信をしましょう。
一見、クライアントの意向に沿えなかった内容にも見えますが、正直に自分たちの力不足を認め、でも何とかついていこうとしている、そんな様子が窺えて相手方にとっても好印象を与えるはずです。
ビジネスメールは、メールを受け取る相手が自分だったらどう思うか？
が全てです。
相手に迷惑をかけない、でも自分の意志もある程度通したい・・・そんな場面にフェイシングしたあなたの力になりたいと思います。
いつでもご相談ください！！真摯に対応させて頂きます。
