「あ～会議いつも長引くからきら～い」
そんな感情になったことある人多いと思うんです。
「結局何がしたんだよ！！」と感じている人も多いと思います。
今回の記事ではそんなながったるい会議を一転させるコツを書いていきます。
会議が長くてうんざりしている人は必見です。
1．会議の目的をはっきりさせてだらだらやらない。
①その会議は「共有」の為のものなのか。
②その会議は「発散」の為のものなのか。
③その会議は「検討」の為のものなのか。
④その会議は「決定」の為のものなのか。
大事なポイント
・正直①と②はわざわざ会議をするまでもありません。LINEなりなんなりの共有ツールで済ませましょう。
・③と④は会議したほうがいいです。ですがだらだらやっても疲れるだけです。なので特に③はあらかじめ30分なり時間を設定して締まりのある会議にしましょう。（正直経験上、だらだらやってもダレた時点で良い意見出ません）
・③の後に直ぐ④に行くのではなく、少し寝かせると整理されていい答えがでるケースがありますが、内容次第です。
2．～具体的な活用事例編～
・あらかじめ議事録は作成しておく
・事前にメンバーに対して共有事項を打ち込む用指示し、各自で確認しておくように周知しておく
・議論すべき議題があればまずは発散に費やすこと※事前にわかっている場合は共有ツールで意見だしを行っておきましょう。
・検討する事柄について時間を設定し、その時間内で検討は絶対終了する事。
・検討をまとめ決定をする。終わり。
事前にある程度準備をしておくことで当日の会議はかなり楽になると思います。
どんな会議かにもよりますが、事前に打ち込む程度であればそう時間もかからないでしょう。
それに実際会議の場って普通に疲れるんですよね。主に精神面。
事前に内容がわかっていれば議題にも入りやすいですしね。
苦手な人は本当に苦手な場なんじゃないかなと思います。
もしあなたが会議を取り仕切る側であればこうすることによって部下の時間を無駄に奪う事も減りますし、業務効率化にも繋がります。
逆の立場であれば提案することによって余計な時間を取られることも減りなんなら評価が上がるかもしれません。
ちなみに私はこれを取り入れてからそれまで1時間かかっていた会議を30分から30分弱まで時短することができただけではなく、明らかに実のある会議に変わりました。
是非お試しを。
