なんとか回っている。でも、その人が辞めたら止まる仕事はありませんか？

「今のところ、業務は回っている」

経営者や管理者の方と話していると、こういう状態の会社はかなり多いように感じます。

仕事は止まっていない。

売上も立っている。

毎月の給与計算も終わっている。

お客様への連絡もできている。

必要な書類も、最終的には提出できている。

だから、一見すると大きな問題はありません。

でも少し詳しく聞いてみると、

「その作業は○○さんしか分からない」

「毎月このExcelを○○さんが作っている」

「このシステムから数字を出して、別のシステムに入力している」

「お客様からLINEで届いた内容を、担当者が管理表に転記している」

「書類が足りなければ、人が確認して連絡している」

といった仕事が、かなり残っています。

そして怖いのは、普段はそれでも回ってしまうことです。

問題は「仕事が回っていないこと」ではない

本当に怖いのは、

人がいるから回っているだけなのか、仕組みとして回っているのかが分からないことです。

担当者が休んだ。

退職した。

急に案件数が増えた。

繁忙期になった。

その瞬間に初めて、

「この仕事、どうやってやってたんだっけ？」

が始まります。

そこで新しい人を採用しても、今度はその人に仕事を教えなければいけません。

マニュアルを作り、横について説明し、間違っていないか確認する。

しばらくすると新しい担当者も仕事を覚えます。

そして数年後、その人しか分からない仕事がまた出来上がる。

人だけ入れ替わって、構造は何も変わっていません。

最近気づいたのは「接続部分」で人が消耗していること

いろいろな業務を見ていると、専門的な仕事そのものより、その前後で大量の時間が使われているケースがあります。

例えば給与計算なら、給与を計算することだけが仕事ではありません。

勤怠データを集める。

形式を揃える。

入力漏れを確認する。

給与ソフトに入力する。

計算結果をチェックする。

必要な情報を別のシステムへ移す。

助成金や申請業務でも同じです。

企業から情報を聞く。

必要な資料を案内する。

届いたか確認する。

不足していれば連絡する。

内容を管理表へ転記する。

専門家が確認する。

申請書へ反映する。

採用業務でも、

応募者から連絡が来る。

情報をATSへ登録する。

候補者を確認する。

企業へ推薦する。

進捗を更新する。

という流れがあります。

専門家が必要な仕事は確かにあります。

でも、その専門家が一日のかなりの時間を、

「Aから受け取ってBへ移す」

ために使っていることがあります。

私はこの部分を、最近「接続部分の摩耗」と考えるようになりました。

会社には、すでに十分なシステムがあることも多い

面白いのは、「システムがない」わけではないことです。

Excelもある。

給与ソフトもある。

会計ソフトもある。

顧客管理システムもある。

LINEもある。

メールもある。

NotionやGoogleスプレッドシートもある。

それなのに忙しい。

なぜか。

それぞれのツールの間を、最後は人がつないでいるからです。

紙を見ながらExcelへ入力する。

Excelの数字を別システムへ入力する。

メールで届いた情報を管理表へ移す。

管理表を見てLINEで催促する。

人間が、システムとシステムの間の「接着剤」になっています。

ここを見ずに、新しいAIツールやSaaSを一つ追加しても、場合によっては接続先が一つ増えるだけです。

ツールが増えたのに仕事が楽にならない。

そんなことも珍しくありません。

AIや自動化を考える前に、まず仕事を分ける

私は、何でも自動化すればいいとは思っていません。

特に専門業務では、人が判断した方がいい部分がたくさんあります。

社労士が判断すべきこと。

経理担当者が確認すべきこと。

採用担当者が人を見て判断すべきこと。

管理者が最終確認すべきこと。

そこまでAIに任せる必要はありません。

むしろ考えたいのは、

「その判断をする前に、人が何を準備しているのか」

です。

資料を探す。

数字を転記する。

必要項目が埋まっているか確認する。

ファイル名を揃える。

進捗を確認する。

定型文を送る。

一覧表を更新する。

こうした部分には、自動化できるものがかなりあります。

紙ならOCRでデータにする。

Excel作業ならVBAやPythonで処理する。

複数システムならAPIでつなぐ。

人から情報を集めるならWebフォームを使う。

文章整理ならAIを補助として使う。

大切なのは、「AIを導入すること」ではありません。

人がやるべき仕事と、仕組みに渡していい仕事を分けることです。

「人を採用する前」に一度見てほしいこと

「忙しくなったから、もう一人採用しよう」

それ自体は間違いではありません。

仕事が増えれば人が必要になることもあります。

でも、月に40時間かかっている仕事があったとして、その40時間すべてを人がやる必要があるのかは、一度確認してもいいと思います。

もし15時間が転記、確認、催促、集計だったら。

そこを仕組みに移せれば、新しく入った人は残りの25時間を、もっと価値のある仕事に使えます。

そして何より、

「○○さんがいないと分からない」

という状態から少しずつ離れられます。

これは人を減らすための話ではありません。

むしろ逆です。

人に、人にしかできない仕事をしてもらうための話です。

なんとか回っている今が、一番整えやすい

業務改善というと、何か大きな問題が起きてから考えるイメージがあります。

でも実際には、完全に止まってからでは遅いことがあります。

担当者が辞めてからマニュアルを作ろうとしても、その人はもういません。

トラブルが起きてから業務フローを整理しようとしても、まず目の前の火消しが優先されます。

だから、

「困ってはいない。でも少し怖い」

くらいの時期が、実は一番整えやすいタイミングなのだと思います。

毎月同じ人がやっている仕事。

その人しか触らないExcel。

システムからシステムへ転記している作業。

誰かが休むと少し不安になる業務。

もし思い当たるものがあれば、いきなり新しいシステムを作る必要はありません。

まず、

「今、誰が、何を、どこから受け取って、どこへ渡しているのか」

を並べてみるだけでも、かなり見えるものがあります。

そこから、人に残す仕事と、仕組みに渡せる仕事を分けていく。

私は、そんなところから業務改善のお手伝いをしています。

AIを入れたい、ではなくても大丈夫です。

「この仕事、もう少し楽にならないかな」

そのくらいのところから、一緒に整理できます。