紙のタイムカード、まだ人が全部入力する必要があるのかなと思って作りました

毎月、紙のタイムカードやPDFの勤怠表を見ながら、

「出勤時間を確認して入力する」  

「退勤時間を確認して入力する」  

「次の従業員へ進んで、また入力する」

そんな作業を繰り返している事業所や社労士事務所は、まだ少なくないのではないでしょうか。

数人分なら、それほど大きな負担には感じないかもしれません。

でも10人、20人、50人。

さらに社労士事務所で複数の顧問先を扱っていると、毎月かなりの時間になります。

しかもこの作業、専門的な判断が必要な仕事というより、基本的には「見て、入力する」の繰り返しです。

そこで、

「この転記作業だけでも減らせないだろうか」

と考えて、勤怠データを変換する仕組みを作り始めました。

今回、ココナラでも実際の勤怠表をCSVへ変換するサービスとして出品しています。

[紙のタイムカード・勤怠表をCSVへ変換するサービスはこちら]

紙のタイムカードをなくすことが目的ではありません

勤怠管理をすべてクラウド化できれば、一番きれいなのかもしれません。

スマートフォンから出勤・退勤を記録したり、ICカードを使ったり、勤怠システムからそのまま給与計算へ連携したり。

便利なサービスはたくさんあります。

ただ、実際の現場ではそう簡単でもありません。

「今のタイムカードで特に困っていない」

「従業員に新しいシステムを覚えてもらう方が大変」

「パート・アルバイトが多く、紙の方が分かりやすい」

「顧問先によって勤怠管理方法が全部違う」

「システムを入れ替えるほどではないけれど、転記だけ面倒」

こういうケースもあると思います。

だったら無理に紙をなくさなくてもいい。

今ある運用を残しながら、面倒な部分だけ減らせばいい。

その発想から作っています。

 AIに全部任せたいわけでもありません

今回の仕組みでは、画像やPDFの勤怠表からAIを使って、

従業員名、日付、曜日、始業時間、終業時間、備考などを読み取り、CSVへ整理します。

ただし、

「AIなら100％正確だから、人は何も確認しなくていい」

とは考えていません。

勤怠表には、きれいな印字だけではなく、

手書き文字、赤丸、斜線、薄い印字、修正跡、休みの記号など、さまざまな情報があります。

画像の撮影状態によっても読み取りやすさは変わります。

そのため、判断が難しいところについては「要確認」として残し、最後は元の勤怠表と照合する。

つまり、

全部を人が転記するのではなく、AIがまず転記し、人は確認が必要なところを見る。

そんな役割分担を目指しています。

どんな方に使ってほしいか

まず想定しているのは、今も紙のタイムカードを使っている事業所です。

飲食店、小売店、工場、建設会社、介護事業所など、業種を問わず、

「勤怠システムを全面的に変える必要は感じていないけれど、毎月の転記が面倒」

という場合には相性がいいと思います。

そして、もう一つ特に使っていただきたいのが、給与計算を扱っている社労士事務所です。

社労士事務所の場合、

A社から紙のタイムカードが届く。  

B社からPDFが届く。  

C社から写真が送られてくる。

それを顧問先ごとに確認しながら入力しているケースもあります。

1社あたりの作業は小さくても、顧問先が増えるほど毎月の負担は積み上がっていきます。

社労士の方には、制度判断や顧客対応など、本来もっと時間を使うべき仕事があります。

専門知識を必要としない転記作業を少しでも機械側へ移せれば、その時間を別の仕事へ回せます。

今回のサービスで行うこと

ココナラで出品しているサービスでは、画像やPDFの勤怠表をお送りいただき、その内容を確認した上でCSVデータへ変換して納品します。

基本的には、

勤怠表を送る  

↓  

内容を確認  

↓  

AIを利用してデータ化  

↓  

確認が必要な部分を整理  

↓  

CSVで納品

という流れです。

給与計算そのものを行うサービスではありません。

また、労働時間について法的な判断をしたり、割増賃金を計算したりするサービスでもありません。

あくまでも、

給与計算前に行っている「紙からデータへの転記」を減らすためのサービス

です。

[サービス内容・料金を確認する]

 なぜ今の段階でサービスとして出しているのか

実は、ここが今回一番大切にしているところです。

システムを作る側だけで考えていると、

「この機能もあった方が便利だろう」

「こんな機能も作れる」

と、どんどん機能を追加したくなります。

でも、作れることと、実際に必要とされていることは別です。

勤怠表も会社によって本当にさまざまです。

必要なCSV形式も違います。

ある会社では始業・終業だけで十分でも、別の会社では備考が重要かもしれません。

社労士事務所なら、

「給与ソフトにそのまま入る形にしてほしい」

という要望が出るかもしれません。

だから最初から全部を想像して作るのではなく、

実際に使っていただきながら、何が本当に必要なのかを知りたい。

そう考えています。

今回ココナラへ出品した理由も、単純にサービスを販売したいだけではありません。

「この転記作業に困っている人はどのくらいいるのか」

「どんな勤怠表が多いのか」

「どこまで変換できれば便利なのか」

「どんな形式で納品してほしいのか」

そういった現場の声を集めながら、より使いやすいものに改善していきたいと思っています。

全部自動化より、面倒を減らす

AIというと、大きな仕組みや完全自動化を想像することがあります。

でも、実際の仕事では、

毎月30分かかっている作業が5分になる。

それだけでも十分価値があると思っています。

特に毎月繰り返す仕事なら、年間で考えるとかなりの時間になります。

紙のタイムカードをなくす必要もない。

今のExcelを捨てる必要もない。

働き方そのものを大きく変えなくてもいい。

まず、

「紙を見ながら一つずつ入力する」

という作業だけを減らす。

今回のサービスは、そんな小さな業務改善からスタートしています。

もし、

「うちのタイムカードでも使える？」

「こういうPDFでも読み取れる？」

「社労士事務所で複数社まとめてお願いしたい」

といったケースがあれば、購入前にサンプルを確認することもできます。

個人情報については、見積もり段階では氏名等を伏せた状態でも構いません。

実際の帳票を見ながら対応できるか確認します。

[紙・PDFの勤怠転記サービスを確認する]

人が判断しなくてもいい仕事は、できるだけ道具に任せる。  

その分、人にしかできない仕事へ時間を使う。

そんな形で、このサービスも少しずつ育てていきたいと思っています。