苦情にならない案内文・通知文をお作りしますます

「伝えたいことは決まっているのに、どう書けばいいか分からない」 「この文面で出して、クレームにならないだろうか」 そうした文書の作成をお引き受けします。 ■ こんな文書に対応します ・お客様、利用者、保護者向けの案内文、お知らせ ・お願い、依頼、注意喚起の文書 ・お詫び、変更、中止のご連絡 ・値上げ、規約変更など、相手に不利益を伝える文書 ・説明資料、報告書、マニュアル ・すでにある文書の見直し、リライト ■ 私が確認していること 文面を整えるだけの作業はいたしません。お預かりした内容について、次のことを検討したうえで作成します。 ・その文書が、誰に、どういう順序で読まれるか ・読んだ人が、どこで疑問を持つか ・問い合わせが集中しそうな箇所はどこか ・責められた、名指しされたと受け取られる表現はないか 同じ内容でも、順序や語尾、情報の出し方ひとつで、受け取られ方は大きく変わります。特に、相手に何かをお願いする文書や、不都合を伝える文書では、この差がそのまま問い合わせや苦情の数になって表れます。 ■ 形式のご提案をすることがあります 場合によっては、「この内容は全員に配るより、掲示にしたほうが目的を達成できます」といったご提案をすることがあります。 配布された文書には宛先が生まれ、掲示された文書には生まれません。該当する方が少数の場合、全員に配ると、当人は名指しされたと受け取り、周囲は誰のことかを推測します。文面をどれだけ和らげても、配布という形式そのものがそれを生みます。 文書作成は、何を書くかの前に、どの形式で出すかを選ぶ仕事だと考えています。ご依頼の内容をそのまま形にするだけでなく、目的が達成される形をご提案いたします。 ■ 経歴 公立小学校の教員として37年間勤務し、管理職も経験しました。教育委員会では、学校・教職員向けの通知および依頼文書の作成を担当していました。 書く側としてだけでなく、管理職として、上がってきた文書を確認し、必要に応じて差し戻す立場にもありました。どのような文書が読まれ、どのような文書が問題を起こすかを、両方の側から見ています。 ■ ご依頼の流れ 1.伝えたい内容、相手、状況をお聞かせください 2.原稿を作成してお渡しします 3.修正は2回まで無料で対応します 背景や経緯を、差し支えのない範囲でお聞かせいただけると、目的に合った文書をお作りできます。「なぜこの文書を出すことになったのか」が分かるほど、精度が上がります。 ■ 納期 通常3日程度。お急ぎの場合はご相談ください。