Googleスプレッドシートを台帳にして、入力は専用の画面から行うツールをGAS(Google Apps Script)で作ります。台帳を新しく作る場合も、今お使いの台帳に後付けする場合も対応します。
こんなお悩みはありませんか?
・同じ内容を、複数のシートやメールに何度も入力している
・アルバイトや委託先にシートを直接触らせると、行や計算式を壊される、表記がばらつく
・今のシートは現場が慣れているので、作り直したくない
・台帳をこれから作りたいが、入力する人に表計算を触らせたくない
・専用システムを入れるほどの予算も人手もない
■ 基本料金でできること(台帳1つ+入力画面1つ)
・URLを渡すだけで使える入力画面(スマホ対応)。入力する人にシートを共有しないので、台帳を直接壊されません
・管理者はシートを開いたまま、同じ画面を横に出して使えます
・入力ミスを3段階で防止:マスタから選ぶだけ/よく使う値の候補付き入力/必須漏れ・数値の誤りを登録前にチェック
・顧客を選ぶと、いつもの住所などを自動で入力
・管理番号の自動採番(複数人が同時に登録しても重複しません)
・登録済みデータの編集・削除(削除しても行を残し、番号の欠番や使い回しを防ぎます)
・登録日時・更新日時の自動記録
・2人が同じデータを同時に直したとき、後から保存した方を止めてお知らせ(上書き事故の防止)
■ 新規作成も、今の台帳への後付けも
台帳がまだない場合は、管理したい項目を伺って台帳シートから作ります。今お使いの台帳がある場合は、列の位置ではなく見出し名で読み書きするので、必要な列を足すだけで導入できます。選択肢のマスタもシートなので、管理者が普通に編集すれば画面に反映されます。
■ 作った人がいなくても困らない納品
・お客様のGoogleアカウントで動く形で納品します
・ソースコードはすべて開示し、使い方と修正時の手順書をお付けします
・納品後30日間は、不具合を無償で修正します
■ 見本について
車両の配送案件の台帳を題材にした見本を作ってあります。画面の様子は画像をご覧ください。顧客台帳・受注台帳・在庫台帳などに合わせて、項目やマスタを調整して納品します。
まずは管理したい項目(今の台帳があればその項目)と、誰がどこから入力するかを教えてください。
購入前にダイレクトメッセージでご相談ください。管理したい項目(今の台帳があればその見出し)、入力する人と人数、PC・スマホどちらで入力するかを伺い、基本料金で収まるか、オプションが必要かをお見積りします。
・Googleアカウント(無料アカウントまたはGoogle Workspace)が必要です
・無料のGoogleアカウントで公開すると、入力画面の上部にGoogleの注意書きが常に表示されます(Googleの仕様で消せません)
・誰が入力したかのメールアドレスは、Google Workspaceの同じ組織内でないと自動で記録できません。個人アカウントの場合は担当者名を選ぶ方式で代わりに記録します
・入力画面の公開は、最後にお客様のアカウントで行っていただきます(画面共有でご案内します)
・画面を修正したときは、公開し直す手順が必要です(手順書に記載します)
・台帳の実データをお預かりしなくても、項目名とダミーデータで作成できます