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振り返り 前編では、仕組みの土台作りについて書きました。 現状把握、管理対象の絞り込み、台帳の再設計、そして法人カード統制の導入。 これで「何があるか」は見えるようになりました。 でも、土台ができても日々の運用が回らなければ、崩壊します。 後編では、制度を回すために実施した「ワークフロー」と「入退職フロー」の運用の仕組み化を解説します。 ステップ5:ワークフローの設定(1日) 法人カード統制で、契約の「網羅性」は確保できました。カード明細を見れば、何が契約されているかは一目瞭然です。 でも、それだけでは不十分でした。 「誰が承認したのか」「なぜ契約したのか」——この2つが記録されません。半年後に「このSaaS、何のために契約したんだっけ?」となります。 だから、ワークフローが必要です。 ワークフローとカード統制の役割分担 ワークフローは「意思決定の記録」のため。カード統制は「無断契約の防止」のため。 両方あると初めて回ります。 申請フローをどう設計したか 僕が作った申請フローは、こうなっています。 ①申請のタイミング トライアル終了後、有料化する前。または有料化と同時。 ②承認ルート 5万円未満:部門長 → 管理部 5万円以上:部門長 → 代表 → 管理部 最終承認者を管理部にすることで、全ての契約申請を管理部が把握できます。これにより、台帳への記載漏れを防げます。 ③申請項目 サービス名、契約プラン、利用目的、管理者、更新頻度。 必須項目だけに絞りました。項目が多いと、誰も申請しなくなるからです。トライアルはどう扱うかここで疑問が出ます。 「トライアル時に申請しないと漏れるの

前回の記事([備品・SaaS・資産管理が続かない理由と、潰れない最小設計])では、管理が続かない原因と、削る思想について書きました。 今回から2回に分けて、具体的にどう実装したかを書きます。 前編では、仕組みの土台作りについて。 後編では、運用の仕組み化について。 思いの他、長くなりすぎました…。 前提:この実装が向いている会社 ・従業員数10〜50人程度 ・バックオフィス担当が1〜2名 ・備品・SaaS管理が止まっている、または形骸化している 100人超の会社や、すでに専用システムがある会社向きではありません。 全体の流れ 実装は以下の順番で進めました。 【前編:仕組みの土台作り】 1.現状把握(1週間) 2.管理対象の絞り込み(1日) 3.台帳の再設計(1日) 4.法人カード統制の導入(2ヶ月) 【後編:運用の仕組み化】 5. ワークフローの設定(1日) 6. 退職フローの更新(1日) 合計:約2〜3ヶ月 ステップ1:現状把握(1週間) なぜこのステップが必要か 「何が問題なのか」が見えていないと、正しい対策が打てません。 多くの会社は「管理が続かない」という課題感だけで、具体的に何がどれだけ漏れているのか、なぜ漏れているのかを把握していません。 まず、現実を数字で見える化することが、全ての出発点です。 やったこと ① 既存の台帳・リストを全部集める 備品台帳(Excel) SaaS一覧(スプレッドシート) 固定資産台帳(会計ソフト) ② 法人カードの明細を3ヶ月分見る どんなSaaSが契約されているか 台帳に載っていないものはないか ③ 社員に直接聞く 「今どんなツール使

正直に言うと、僕は管理が苦手ですバックオフィスで働いているくせに、恥ずかしい話ですが…、私はファイル管理が苦手、フォルダ分けも続かない、ITツールの設定も面倒。今回は前編でどのようにして考えてルールを「構築」したか、後編でどのようにして「実装」したかをお話したいと思います。そんな人間が、整備されていない備品台帳やSaaS管理を「ちゃんとやろう」としました。結果、3ヶ月で破綻しました。最初はExcelで備品リストを作り、什器も小物も全部管理番号を振って、月次チェックのスケジュールまで組みました。初月は完璧でした。2ヶ月目にはズレが出始め、3ヶ月目には元通りになっていました。「自分が怠けているせいだ」と自分を見つめなおしました。でも違ったんです。管理が続かないのは、担当者の怠慢じゃない。設計の問題です。管理が崩壊する会社には、共通点がある僕が失敗から学んだのは、管理が止まる会社には4つの共通点があるということです。１．管理対象が多すぎる２．更新頻度が多すぎる３．入力項目が細かすぎる４．人の善意に依存している特に致命的なのが「毎月見直し」というルール。これは必ず形骸化します。なぜなら、月次チェックには「やらなくても今日は困らない」という性質があるからです。今月サボっても、明日会社が潰れるわけじゃない。だから優先順位が下がり、やがて誰もやらなくなる。管理は習慣ではなく、イベントに紐づけないと回りません。削りすぎて失敗した話「管理対象を減らせばいい」最初にそう思った僕は、こう決めました。【管理する】・ノートPC・スマホ【管理しない】・モニター・キーボード・マウス・什器・小物備品「モニター