領収書を失くしてしまったときの対処法と、出金伝票の書き方

こんにちは、ゼロ分です。

税理士業界で8年、記帳や月次決算の実務に携わってきました。

「経費の整理をしていたら、領収書がどこにも見当たらない…」。帳簿をつけていると、こんな場面に出会うことがあります。

今回は、領収書を失くしてしまったときにまず確認したいことと、代わりに記録を残す「出金伝票」の書き方を、帳簿づけの考え方としてまとめます。

1. まずは支払いの記録がほかに残っていないか探す

領収書が見つからなくても、支払った事実がわかる記録がほかに残っていることは少なくありません。

・クレジットカードの利用明細

・銀行口座の入出金の記録

・ネット通販の注文履歴や、メールで届いた購入確認

・交通系ICカードの利用履歴

お店によっては、領収書の再発行に応じてもらえる場合もあります。ただし対応はお店ごとに違うので、まずは相談してみる、くらいの気持ちで問い合わせるとよいでしょう。

慌てて書類を作る前に、領収書以外の記録を探すことから始めるのがおすすめです。

2. 記録が見つからないときは出金伝票で残す

ご祝儀や香典、自動販売機での購入など、そもそも領収書が出ない支払いもあります。こうした場合や、ほかの記録がどうしても見つからない場合に使うのが「出金伝票」です。

出金伝票は、いつ・誰に・何のために・いくら支払ったかを、自分で書いて残す書類です。文房具店などで市販の用紙が手に入るほか、表計算ソフトで同じ項目の表を作って使うこともできます。

大切なのは、支払いの内容をあとから説明できる形で残しておくことです。

3. 出金伝票に書く項目と、書くときのコツ

出金伝票には、主に次の項目を書きます。

・日付：支払った日

・支払先：お店や相手の名前

・内容：何のための支払いか（例：取引先との打合せの飲み物代）

・金額：支払った金額

書くときのコツは、支払ってからなるべく早く書くことです。時間がたつと、日付や金額の記憶があいまいになってしまいます。

また、内容はできるだけ具体的に書いておくと、帳簿を見返したときに迷いません。予定表のメモや案内状など、その支払いに関係する資料があれば、一緒に保管しておくと安心です。

まとめ：領収書がなくても、記録を残すことが大切

領収書を失くしたときは、次の順番で考えると落ち着いて対応できます。

・カード明細や通販の履歴など、ほかの記録を探す

・お店に再発行できるか相談する

・それでも見つからなければ、出金伝票に記録する

ただ、出金伝票はあくまで自分で書く書類なので、頼りすぎないことも大切です。日ごろから領収書を決まった場所にしまう習慣をつけておくと、探す手間も減らせます。

記帳代行も出品しています。よろしければプロフィールからご覧ください。

税金の計算や申告の判断については、税理士さんにご相談ください。