クレジットカード払いの経費、帳簿ではどう記録する？使った日と引き落とし日の考え方

こんにちは、ゼロ分です。

税理士業界で8年、記帳や月次決算の実務に携わってきました。

仕事の備品やソフトの利用料をクレジットカードで払う方は多いと思います。便利な反面、「帳簿には使った日と引き落とされた日のどちらで書くの？」「私用の買い物も同じカードで払っているけれど大丈夫？」と迷いやすいのがカード払いです。今回は、カード払いの経費を帳簿に記録するときの基本的な考え方をまとめます。

1. 記録の基本は「使った日」と「引き落とされた日」の2回

カード払いは、買い物をした日と、口座からお金が出ていく日がずれます。そのため帳簿では、次の2回に分けて記録するのが基本の考え方です。

・使った日：経費の科目と、まだ払っていないお金を表す「未払金」で記録する

・引き落とされた日：未払金を減らし、口座のお金が減ったことを記録する

引き落とし日にまとめて経費として書いてしまうと、何をいつ買ったのかが帳簿から読み取りにくくなります。経費は使った日に、支払いは引き落とし日に、と分けて考えるとすっきりします。

2. 私用と仕事用が混ざるカードは、仕事の分だけを記録する

1枚のカードで私用の買い物もしている場合、帳簿に経費として記録するのは仕事で使った分だけです。ただ、引き落としは私用の分も含めた合計額で行われるため、明細を見ながら毎回仕分ける手間がかかります。

混ざってしまうと、次のようなことが起こりやすくなります。

・私用の買い物を、うっかり経費として登録してしまう

・引き落とし額と帳簿の金額が合わず、原因探しに時間がかかる

・あとから見返したとき、どれが仕事の支払いか思い出せない

こうした手間を減らすには、仕事用のカードを1枚決めて分けておくのがいちばんの近道です。

3. 利用明細だけでなく、レシートやメモも残しておく

カードの利用明細には、日付・お店の名前・金額は載っていますが、何を買ったのかまではわからないことがほとんどです。ネット通販や大きなお店の場合、明細だけでは中身が判断できません。

そこで、次のような工夫をしておくと、記帳のときに迷いにくくなります。

・お店のレシートや、ネット通販の購入履歴を残しておく

・何に使ったかを、その日のうちに一言メモしておく

・会計ソフトの取引に、品名や用途を書き添えておく

あとから科目を決めるときや、内容を聞かれたときにも、すぐに確認できて安心です。

まとめ：カード払いは「分けて記録する」ことがポイント

カード払いの経費は、使った日と引き落とし日を分けて記録し、仕事用と私用も分けておくと、帳簿がぐっと見やすくなります。レシートやメモで中身がわかるようにしておけば、月末の確認もスムーズです。まずは仕事用のカードを決めるところから始めてみてください。

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