ホームページのログイン情報、社内の誰が知っていますか？｜引き継ぎで困らないために1枚にまとめる項目

「ホームページのログイン情報が、社内の誰にも分からない」

ご相談のなかで、とてもよく聞く言葉です。

前の担当者が退職した、作ってくれた会社に連絡がつかない、など事情はさまざまです。

前任者のパソコンに書いてあったはずが、そのパソコンはもうない。

調べ直すことはできますが、まとめた紙が1枚あれば数分で済むことに、何日もかかってしまいます。

書く内容は難しくありません。1時間あれば埋まります。

■なぜ1枚にまとめるのか

ホームページは、いくつもの契約とアカウントの組み合わせで動いています。

ドメインはA社、サーバーはB社、メールはC社、作ったのはD社、ということも珍しくありません。

作った当時は担当者の頭の中でつながっていても、その人がいなくなると会社には何も残りません。

■引き継ぎで本当に困るのは「操作」より「名義」

更新のやり方は、あとから覚えられます。

困るのは、次の3つが担当者個人のものになっている場合です。

・名義：契約が個人の名前になっている。

・案内の届き先：更新や請求の案内が、個人のアドレスに届く。

・本人確認の端末：ログインのときの確認コード（2段階認証）が、個人のスマホに届く。

この3つは、多くの場合本人にしか変えられません。

辞めてからでは手続きが難しくなるので、在職中に会社のものへ切り替えておきましょう。

■書いておく6つの項目

1. ドメイン：ドメイン名、契約している会社、管理画面のアドレス、有効期限、名義（自社か制作会社か）。

2. サーバー：契約している会社、管理画面のアドレス、更新日、支払い方法、カードの有効期限。

3. サイト本体：管理画面のアドレス、管理者の権限を持つ人、使っているテーマ、バックアップの場所。

4. メール：契約先（サーバーと別のこともあります）、使っているアドレスの一覧、設定情報の保管場所。

5. 外部サービス：アクセス解析、Search Console、Googleビジネスプロフィール、SNS、予約やフォームのサービスなど。それぞれが誰のアカウントにつながっているか。

6. 相談先：作った会社、保守を頼んでいる会社、契約の範囲。

分からない項目は空けずに「不明」と書いておくと、あとで調べる場所がはっきりします。

■分からない項目のたどり方

・ドメイン：「Whois検索」で自社のドメインを調べると、登録している会社と期限が分かります。

・サーバー：過去の請求書や、カードの明細の引き落とし先からたどれます。

・作った会社：契約書や、昔のメールのやり取りを探します。

■パスワードはこの一覧に書かない

パスワードそのものを並べると、一覧が漏れたときに全部をまとめて渡すことになります。

パスワードは専用の管理ソフトや、紙で金庫など別の場所に保管し、一覧には「どこに保管しているか」だけを書きます。

メールやチャットの本文に、パスワードを書いて送るのも避けましょう。

■担当者が辞めると決まったら

1. 決まった週：担当者と一緒に一覧を埋め、個人の名義・アドレス・スマホにつながっているものに印を付ける。

2. 最終日の2週間前ごろ：案内の届き先を会社の共有のアドレスに替え、後任のアカウントを作って権限を付ける。

3. 最終日の1週間前ごろ：後任が、すべての管理画面に入れることを確かめる。

4. 最終日：前任のアカウントを外し、共有していたパスワードを変える。

■置き場所と、見られる人

・少なくとも2人が見られること。

・退職しても消えない場所であること（個人のパソコンや個人のクラウドは避ける）。

紙に印刷して金庫に入れる方法も、小さな会社では有効です。

担当者が不在でも、会社の誰かがたどり着けることが大事です。

■よくあるご相談の例

「ドメインの更新の案内が辞めた担当者に届いていて、気づいたら期限が切れていた」というケースがよくあります。

届き先を会社の共有のアドレスに替えておくだけで、防げることが多いです。

■自分で確かめるチェックリスト

・6つの項目を、1枚にまとめている。

・ドメインとサーバーの名義が、自社になっている。

・案内の届き先が、個人ではなく会社のアドレスになっている。

・2段階認証の確認コードが、会社で使う端末に届く。

・一覧を、年に1回見直す日を決めている。

■よくある質問

Q. パスワードはどこに残せばよいですか？

A. パスワードの管理ソフトか、紙にして金庫など、一覧とは別の場所が安心です。一覧には保管場所だけを書きます。

Q. 制作会社がすべて管理していて、自社には何もありません。

A. まず、名義と管理画面に入る情報を自社でも持てるか、相談してみましょう。名義が自社であれば、会社を替えるときも手続きが進めやすくなります。

Q. 見直しはいつすればよいですか？

A. 年に1回、ドメインの更新の時期に合わせると忘れにくくなります。担当者が替わるときも見直しの機会です。

■分からなくなっている方へ

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