ホームページのログイン情報、社内の誰が知っていますか？引き継ぎで困らないために1枚にまとめる項目

「ホームページのログイン情報が、社内の誰にも分からない」

ご相談のなかで、とてもよく聞く言葉です。

前の担当者が退職した、作ってくれた会社に連絡がつかない、という事情はさまざまです。

前任者のパソコンに書いてあったはずが、そのパソコンはもうない。

調べ直すことはできますが、まとめた紙が1枚あれば数分で済むことに、何日もかかってしまいます。

書く内容は難しくありません。1時間あれば埋まります。

■なぜ1枚にまとめるのか

ホームページは、いくつもの契約とアカウントの組み合わせで動いています。

ドメインはA社、サーバーはB社、メールはC社、作ったのはD社、ということも珍しくありません。

作った当時は担当者の頭の中でつながっていても、その人がいなくなると会社には何も残りません。

しかも、困ったときに初めて気づくのがホームページの怖いところです。

■書いておく6つの項目

1. ドメイン

ドメイン名、契約している会社、管理画面のURL、有効期限、名義（自社か、制作会社か）。

名義が制作会社のままだと、その会社との縁が切れたとき、自社では手続きできません。

2. サーバー

契約している会社、管理画面のURL、更新日、支払い方法。

支払いに使っているカードの有効期限も書いておくと安心です。

3. サイト本体

管理画面のURL、管理者の権限を持っているのは誰か、使っているテーマ。

退職した人のアカウントが、管理者の権限を持ったまま残っている例もよく見かけます。

4. メール

メールの契約先（サーバーと別のこともあります）、使っているアドレスの一覧、設定情報の保管場所。

5. 外部サービス

アクセス解析、Search Console、SNS、予約やフォームのサービスなど。

大切なのは、それぞれが誰のアカウントにつながっているかです。

担当者の個人アカウントで作られていると、退職と同時に誰も入れなくなります。

6. 相談先

作った会社、保守を頼んでいる会社、契約の範囲。

■パスワードはこの一覧に書かない

ここだけは注意してください。

パスワードそのものを一覧に並べると、一覧が漏れたときに全部をまとめて渡すことになります。

パスワードは専用の管理ソフトや、別の場所（紙で金庫など）に保管し、一覧には「どこに保管しているか」だけを書きます。

一覧は鍵そのものではなく、鍵のありかを記すもの、と考えてください。

■置き場所と、見られる人

・少なくとも2人が見られること

・退職しても消えない場所であること（個人のパソコンや個人のクラウドは避ける）

紙に印刷して金庫に入れる方法も、小さな会社では有効です。

紙でもデータでも構いません。担当者が不在でも、会社の誰かがたどり着けることが大事です。

■やりがちな失敗

・作ったきり見直さない（年に1回、見直す日を決めましょう）

・「詳しい人がいるから大丈夫」と思っている

・制作会社に全部任せて、自社では何も持っていない

■分からなくなっている方へ

私の保守サービスでは、お引き受けするときに、ドメイン・サーバー・SSLの状態を確かめるところから始めます。

ほかの会社が作ったサイトにも対応しています。

毎月欠かさずサイトを確認し、期限や気になる点は毎月の報告でお伝えします。

WordPress保守を月額で代行し毎月報告します

https://coconala.com/services/4456029