ホームページの担当者が辞めることになったら｜退職前に引き継ぐ8つのことと、聞き方のコツ

「ホームページのことは、全部あの人に任せていた」

その担当者が辞めることになったとき、困るのは実は辞めたあとです。

ログインできない、更新の仕方が分からない、ドメインの更新の案内がどこに届いているのか分からない。

退職してから連絡を取ろうとしても、なかなか聞きにくいものです。

いるうちに、聞いておくべきことを聞いておきましょう。

■退職前に引き継ぐ8つのこと

1. WordPressの管理画面のログイン情報

2. サーバー会社の管理画面のログイン情報と、契約者の名義

3. ドメインの管理会社、名義、更新日

4. SSL証明書の更新方法（自動か手動か）

5. Googleアナリティクス、Search Console、Googleビジネスプロフィールの権限

6. 制作会社や保守会社など、外部の連絡先と契約内容

7. 毎月・毎年やっていた作業（更新、バックアップ、請求書の支払いなど）

8. 過去のトラブルと、そのときどう直したか

特に気をつけたいのが、2・3・5です。

担当者の個人のメールアドレスやGoogleアカウントで登録されていると、その人が辞めた日から会社が入れなくなります。

■聞き方のコツ

「全部教えてください」と頼むより、この8項目を書いた表を渡して、埋めてもらうほうがうまくいきます。

口頭で聞いたことは、その場で表に書き足しましょう。

ログイン情報は、表に書いたあと、会社で決めた場所（パスワード管理のツールなど）に移して保管します。

担当者の個人のアカウントになっているものは、退職前に会社のアカウントへ切り替えてもらいます。

■引き継ぎのあとにやること

・すべての管理画面に、実際にログインできるか確かめる

・パスワードを変える

・辞めた人のアカウントを、管理者から外す

・ドメインやサーバーの更新案内が、会社のアドレスに届くように変える

■次の担当者を決められないときは

社内に代わりの人がいない場合、無理に誰かに兼務させるより、システムの保守だけは外に任せて、お知らせの更新などの日々の作業だけを社内で持つ、という分け方もあります。

私の保守サービスでは、ほかの会社が作ったWordPressサイトも引き受けています。

引き継いだ情報の確認から始めて、毎月欠かさずサイトを確認し、何をしたかを毎月ご報告します。

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