ホームページの担当者が辞めるとき｜引き継ぐ8つのことと退職後の対処

「ホームページのことは、全部あの人に任せていた」

その担当者が辞めることになったとき、困るのは実は辞めたあとです。

ログインできない、更新の仕方が分からない、ドメインの更新の案内がどこに届いているのか分からない。

退職してから連絡を取ろうとしても、なかなか聞きにくいものです。

いるうちに、聞いておくべきことを聞いておきましょう。

■退職前に引き継ぐ8つのこと

1. WordPressの管理画面のログイン情報。

2. サーバー会社の管理画面のログイン情報と、契約者の名義。

3. ドメインの管理会社、名義、更新日。

4. SSL証明書の更新方法（自動か手動か）。

5. Googleアナリティクス、Search Console、Googleビジネスプロフィール、SNS、ネット広告の権限。

6. 制作会社や保守会社など、外部の連絡先と契約内容。

7. 毎月・毎年やっていた作業（更新、バックアップ、請求書の支払いなど）。

8. 過去のトラブルと、そのときどう直したか。

特に気をつけたいのが、2・3・5です。

担当者の個人のメールアドレスやGoogleアカウントで登録されていると、その人が辞めた日から会社が入れなくなります。

■8つのことの重要度の目安

・サーバー・ドメイン（重要度：高い）：更新が止まり、サイトとメールが止まる。

・Google・SNS・広告の権限（重要度：高い）：データが見られない。広告を止められない。

・WordPressのログイン（重要度：高い）：お知らせの更新ができない。

・SSLの更新方法（重要度：中くらい）：「安全ではない」と表示される。

・外部の連絡先と契約（重要度：中くらい）：不具合のとき、どこに頼むか分からない。

・毎月・毎年の作業（重要度：中くらい）：支払いや更新が漏れる。

・過去のトラブル（重要度：低い）：同じ不具合で、また時間がかかる。

■退職が決まってからの段取り

・決まったらすぐ：8項目を書いた表を渡し、埋めてもらう。

・最終日の2週間ほど前まで：個人のアカウントになっているものを、会社のアカウントへ切り替える。

・最終日まで：後任と一緒に、すべての管理画面に入れるかを確かめる。

有給休暇の消化で、最後の数週間は出社しないこともあります。

早めに始めるほど、聞き漏らしが減ります。

■聞き方のコツ

「全部教えてください」と頼むより、この8項目を書いた表を渡して、埋めてもらうほうがうまくいきます。

口頭で聞いたことは、その場で表に書き足しましょう。

ログイン情報は、表に書いたあと、会社で決めた場所（パスワード管理のツールなど）に移して保管します。

担当者の個人のアカウントになっているものは、退職前に会社のアカウントへ切り替えてもらいます。

■引き継ぎのあとにやること

・すべての管理画面に、実際にログインできるか確かめる。

・パスワードを変える。

・辞めた人のアカウントを、管理者から外す。

・ドメインやサーバーの更新案内が、会社のアドレスに届くように変える。

■止めてはいけない作業から手を付ける

引き継いだ作業を、一度に全部こなす必要はありません。

次の順で優先すると、慌てずに済みます。

1. サイトとメールが止まらないこと（ドメイン・サーバー・SSLの更新）。

2. お問い合わせに気づけること（フォームの通知の届く先）。

3. お金がかかっているもの（ネット広告など）。

4. お知らせやブログの更新。

■引き継がずに辞めてしまったときは

まず、会社に残っている請求書や、契約時のメールを探します。

サーバー会社やドメインの管理会社は、契約者の名義が会社であれば、本人確認のうえでログイン情報の再発行に応じてくれることが多いです。

名義が個人のままだと、手続きに時間がかかることがあります。

作業の手順が分からない場合は、無理に元の形に戻そうとせず、今の状態を調べ直して、新しい体制で運用を始めるほうが早いこともあります。

■よくある質問

Q. 辞めた人に、あとから連絡して聞いてもいいですか？

A. 聞くこと自体は問題ありませんが、相手の負担になります。聞きたいことを1回分にまとめて、短く答えられる形で送ると答えてもらいやすくなります。

Q. ログイン情報は、紙に書いて保管してもいいですか？

A. 紛失や持ち出しの心配があります。パスワード管理のツールなど、会社で決めた場所にまとめて保管するのがおすすめです。

Q. 後任がホームページに詳しくありません。

A. 日々のお知らせの更新だけを覚えてもらい、システムのことは外に任せる分け方もあります。

■よくあるご相談の例

「担当者が辞めたあと、Googleビジネスプロフィールの情報を直そうとしたら、会社の誰も編集できなかった」というケースがよくあります。

辞めた方の個人のアカウントだけが管理者になっていることが、主な原因です。

オーナーの権限を取り戻す手続きから始め、次からは会社のアカウントを管理者に加えておくと、同じことが起きにくくなります。

■次の担当者を決められないときは

社内に代わりの人がいない場合、無理に誰かに兼務させるより、システムの保守だけは外に任せて、お知らせの更新などの日々の作業だけを社内で持つ、という分け方もあります。

私の保守サービスでは、ほかの会社が作ったWordPressサイトも引き受けています。

引き継いだ情報の確認から始めて、毎月欠かさずサイトを確認し、何をしたかを毎月ご報告します。

WordPress保守を月額で代行し毎月報告します

https://coconala.com/services/4456029