顧問先ごとにバラバラな勤怠表、毎月の集計をどう楽にするか

社労士事務所の業務効率化をお手伝いしている、シゴトノコビトの吉見です。

道具はAIを使って作り、動作の確認は担当の吉見が行っています。

今回は、出品している「バラバラな勤怠表を1つにそろえるツール」で毎月の集計がどう変わるのかを、架空のデータを使って画面つきでご紹介します。

毎月届く勤怠表、会社ごとに形がちがう

・A社：タイムカードのCSV。1行が1日で、休憩は「60」のように分で入っている

・B社：Excelの勤務表。1行が1人で、日付が横に並び、「9:00-18:00」が1つのマスに入っている。休憩は表の下に「一律1時間」と書いてあるだけ

・C社：Excelの出勤簿。1行が1日で、時刻はExcelの時刻のマス

どれも「10月の勤怠」ですが、このままでは同じように足し算できません。

そのため、毎月コピーして並べ直したり、1社ずつ確かめたりする作業が生まれます。顧問先が増えるほど、この時間も増えていきます。

そろえる道具でやること

1. 顧問先のファイルを画面に入れる（ドラッグするだけ）

2. 会社ごとの形を読み取って、同じ形にそろえる

3. 1人1行の集計（出勤日数・実働時間・残業の目安・深夜）を作る

4. 「確認が必要な日」を一覧にする

5. Excelに保存する（集計・要確認・明細の3シート）

顧問先に表の作り直しをお願いする必要はありません。今届いている形のまま読み取れるように作ります。

実際の画面（見本）

上の3社のファイルを入れると、こうなります。

・A社 石田さんの10/14：退勤の時刻がない → 打刻漏れかもしれない日

・B社 加藤さんの10/23：実働13時間30分 → とても長い日

・C社 高橋さんの10/10：実働8時間30分で休憩30分 → 休憩が足りないかもしれない日

画面を上から見ていくだけで、顧問先に問い合わせが必要な日がわかります。

※どんな日を「確認が必要」とするかは、事務所のルールに合わせて決めます。最終的な判断は事務所の皆さまで行ってください。

データの扱い

・パソコンで開くファイル1つで動きます。勤怠データはパソコンの中だけで処理し、インターネットには送りません

・ネットにつながっていないパソコンでも動きます

・作るときは本物のデータではなく、名前や番号を置きかえた「見本ファイル」だけをいただきます（置きかえる道具もお渡しします）

こんな事務所に向いています

・顧問先ごとに勤怠表の形がちがい、毎月そろえ直している

・集計の前に、打刻漏れや長時間の日を目で探している

・給与計算ソフトに入れる前の下ごしらえに時間がかかっている

反対に、顧問先がみな同じ勤怠システムを使っていて、届くCSVの形がそろっている場合は、この道具は要らないかもしれません。

おわりに

ココナラでの実績はまだありませんが、そのぶん1件ずつ丁寧にお作りします（道具づくりにはAIを使い、動作の確認は担当の吉見が行います）。

納品後も、顧問先が増えたときの表の形の追加や、集計ルールの変更などは続けてご相談いただけます。長くお付き合いできればうれしいです。

自分の事務所でも使えそうか知りたい方は、出品ページの見積り相談からお気軽にご相談ください。

何を自動化できそうかを先に知りたい場合は、「自動化できるか診断」（3,000円）もご用意しています。

・バラバラな勤怠表を1つにそろえるツール作ります

・社労士事務所の手作業、自動化できるか診断します

シゴトノコビト　担当：吉見