少人数の勤怠管理はExcelで足りる｜月末の集計が1分で終わる表の作り方

勤怠管理ソフトは、少人数だと機能が多すぎることがあります。目的を「月末に合計時間を出す」だけに絞れば、Excelで十分回ります。この記事は時間の集計までを扱います。残業代などの判断は最後の注意をご覧ください。

■1. 列は6つです

A列から順に、日付・出勤・退勤・休憩（分）・実働時間・備考とします（2行目から下に入力）。

■2. 実働時間の式

E2に次を入れ、下へコピーします。

=(C2-B2)-D2/1440

休憩は「分」で入れるので、1440（1日の分数）で割って時刻と同じ単位にそろえます。E列の表示形式は [h]:mm にします。

■3. 合計が24時間を超えたら

月の合計は次の式です。

=SUM(E2:E32)

表示形式を通常の h:mm にしていると、24時間を超えたところで0に戻って見えます。[h]:mm にしておけば、160:00のように続けて表示されます。

■4. 夜勤など、日をまたぐ場合

退勤が翌日になる行は、次の式にします。

=MOD(C2-B2,1)-D2/1440

■5. 時給があるとき

時間を数字に直すために24を掛けます。

=SUM(E2:E32)*24*時給のセル

入力例（架空の数字）

・9:00出勤・18:00退勤・休憩60分 → 8:00

・22:00出勤・翌6:00退勤・休憩60分 → 7:00

・1日8時間を20日 → 合計160:00、時給1,200円なら192,000円

■6. 人が増えたら

1人1シートにして、まとめ用のシートで各人の合計を並べます。シート名をそろえておくと式がそろいます。

■7. 入力ミスを減らす

・出勤・退勤の列は、データの入力規則で「時刻」だけを許可します。

・休憩の列は、0〜120の整数だけを許可します。

■注意

・残業代・割増・休憩の与え方は法律で決まっています。この表は時間の集計用です。判断は厚生労働省の案内や社会保険労務士にご確認ください。

・従業員の個人情報が入るので、パスワードを付けた保存先で扱ってください。

手持ちの勤怠表を整えたい方は、Excel調整サービスでご相談を承ります。