経費管理はExcelで足りる｜費目別の合計が自動で出る表の作り方

経費の記録は、日付・費目・金額が残れば十分です。この記事は、入力すると費目ごとの合計が出る表までを扱います。税の判断は最後の注意をご覧ください。

■1. 列は5つです

A列から順に、日付・費目・内容・金額・支払方法とします（2行目から下に入力）。

■2. 費目の入力ミスを防ぐ

費目の列（B列）に、データの入力規則で「リスト」を設定します。候補は「文具,交通費,通信費」のように自分の費目を入れます。表記ゆれ（「交通費」と「電車代」）が合計を分けてしまうのを防げます。

■3. 費目別の合計

別のシートかセルに費目名を並べ、隣に次の式を入れます（費目名がF2のとき）。

=SUMIF(B:B,F2,D:D)

B列が費目名と同じ行の、D列（金額）だけを足します。

■4. 全体の合計

=SUM(D:D)

費目別の合計を足した数と一致すれば、費目の入れ漏れはありません。違えば、費目が空欄の行を探します。

【入力例（架空の数字）】

4/3 文具 1,480円／4/10 交通費 640円／4/15 文具 2,200円／4/22 交通費 1,180円／4/28 通信費 5,500円

文具の合計 3,680円／交通費の合計 1,820円／通信費の合計 5,500円

全体の合計 11,000円（3,680+1,820+5,500 と一致）

■5. 月ごとに見る

日付を入れたまま、月の列（G列）を足して次を入れます。

=MONTH(A2)

月別の合計は SUMIFS で、月と費目の両方を条件にできます。

=SUMIFS(D:D,G:G,4,B:B,F2)

■6. 領収書の管理

領収書は写真で撮り、日付と金額をファイル名にして保存します。表の「内容」の列に、そのファイル名を書いておくと探せます。

■注意

何が経費になるか、どの費目に入れるかは、税法と事業の内容で決まります。この表は記録と集計用です。判断は国税庁の案内や税理士にご確認ください。領収書・帳簿の保存期間にも決まりがあります。

手持ちの経費表を整えたい方は、Excel調整サービスでご相談を承ります。