有給5日・残業の上限、うっかり漏れを月1回の確認で防ぐ

社労士事務所の業務効率化をお手伝いしている、シゴトノコビトの吉見です。

今回は、出品している「チェックツール」のうち、毎月の確認に使う「有給5日チェック」と「残業の上限チェック」を、架空のデータを使った画面つきでご紹介します。

毎月の確認、どこに手間がかかるか

・有給：社員ごとに付与日がちがうので、「5日取らせる期限」も人ごとにバラバラです。付与日・取った日数・期限を並べて数えていると、気づいたときには期限が目の前、ということが起きやすくなります

・残業：36協定の上限は「月45時間」だけではありません。年6回まで・月100時間未満・2〜6か月の平均80時間・年720時間と、見る項目がいくつもあります。特に平均は、月が変わるたびに組み合わせが変わるので、表計算で追うのが大変です

有給5日チェック

入社日（付与日）と取得日を入れると、社員ごとに「5日の期限」「期限まであと何日」「あと何日取ればよいか」を一覧にします。

期限が近い順に「急ぎ（60日以内）」「注意（120日以内）」と色分けするので、赤い人から確認すれば済みます。

見本では、こんなことがわかります。

・上野さん：期限まで29日で、あと3日 → 急ぎ

・佐藤さん：前の期間（2026/10/3まで）に3日しか取れていない → 前の期間で未達

残業の上限チェック

毎月の時間外・休日労働の時間を入れると、上の項目をまとめて社員ごとに確かめます。

超えた人だけでなく、「来月あと何時間まで働けるか」の目安も出すので、超える前に顧問先へ声をかけられます。

見本では、こんなことがわかります。

・石田さん：月45時間を超えた月が7回 → 年6回を超えている

・上野さん：2〜6か月の平均が最大86時間 → 平均80時間を超えている

・大塚さん：今は注意 → 来月は74時間までが目安

月1回、こう使います

1. 顧問先から届いた勤怠のExcelやCSVを、道具に入れる

2. 赤い人（急ぎ・違反あり）から順に確認する

3. 一覧をExcelに保存して、顧問先へ連絡するときの材料にする

決まりとデータの扱い

・期限や上限の計算ルールは、事務所の先生に確認していただいてから設定します。最終的な判断は事務所の皆さまで行ってください

・法改正などでルールが変わったときは、事務所で数字を直せるように作ります

・パソコンで開くファイル1つで動き、データはパソコンの中だけで処理します。インターネットには送りません

・作るときは本物のデータではなく、名前などを消した見本のデータだけをいただきます

おわりに

ココナラでの実績はまだありませんが、そのぶん1件ずつ丁寧にお作りします。道具づくりにはAIを使い、動作の確認は担当の吉見が行います。

チェックツールは、有給・残業・手続きの期限ボード（届出の期限を毎日近い順に並べる道具）の3つから、1つ選んで作れます。

納品後も、確認する項目の追加や、顧問先の表の形が変わったときの手直しなどは続けてご相談いただけます。長くお付き合いできればうれしいです。

自分の事務所でも使えそうか知りたい方は、出品ページの見積り相談からお気軽にご相談ください。

・有給・残業・手続き期限のチェックツール作ります

・社労士事務所の手作業、自動化できるか診断します

シゴトノコビト　担当：吉見