辞める人の仕事を引き継ぎ書にする前に集めておく材料。画面の写真と「月末だけの作業」

来月で、事務の人が辞める。毎月の請求書の出し方も、受発注のシステムのどこを押すかも、その人しか知らない。引き継ぎ書を作らなければと思うけれど、何から手をつければいいのか。そういう小さな会社やお店の方向けに書きます。

引き継ぎ書を書く前にやることは、材料を集めることです。文章を整える作業は、あとからでも間に合います。でも、辞める人が会社にいる間にしか集められないものがあります。それが、作業の画面の写真と、月末や年に一度しかやらない作業の話です。

この記事では、その集め方を書きます。例に出す会社と画面は、すべて架空です。

■ 先に決めておくこと

最終出勤日から逆算して、集める日を決めてください。辞める人は、最後の1週間が忙しくなりやすいものです。写真を撮る時間は、そこにはありません。最終出勤日の2週間前までに、集め終えるのが目安です。

日付は、お店や会社の事情で変わります。大事なのは、「最後の週に聞けばいい」と考えないことです。

■ 材料1：作業の画面の写真

言葉だけの手順書は、読む側がつまずきます。「受注一覧を開いて、締め済みのものを選ぶ」と書いてあっても、初めて見る人にはわかりません。どれが「受注一覧」なのか、画面を見ないと決められないからです。

辞める人に、いつもどおり作業をしてもらいます。そのとき、1回押すごとに1枚、画面の写真を撮ってください。パソコンの画面なら、スクリーンショットで撮れます。機械や紙の作業なら、手元をスマホで撮ります。

撮るときの決まりを3つ書きます。

・押す前の画面を撮る。押したあとの画面ではなく、「これから押すボタンが見えている画面」です。

・1枚に1つの操作だけを入れる。2つ押したいときは、2枚に分けます。

・撮った順に、ファイルの名前を「01」「02」と番号にする。順番がわからなくなるのを防げます。

あとで文章にするとき、1つの手順に1つの画面を置きます。たとえばこうです。

手順3　請求先の一覧から、今月分の会社を選ぶ（画面03）

画面03には、押す場所に赤い丸を付けます。文章は1つの操作で止めて、次の操作は手順4に回します。こうすると、読む人は画面と文章を見比べながら進められます。

■ 写真を撮る前に、隠すところを決める

画面には、お客さまの名前、社員の名前、金額が映ります。引き継ぎ書を外の人に見せるなら、その部分は隠してから渡してください。

隠すときは、黒く塗りつぶしてください。ぼかしは、拡大すると読めることがあります。隠した場所には、「（ここに会社名が出る）」のように、何が入るかを横に書いておきます。そうすれば、読む人が迷いません。

■ 材料2：月末や年に一度しかやらない作業

引き継ぎ書で抜けやすいのは、ここです。毎日やる作業は、辞める人が思い出しやすい。月末にしかやらない作業は、本人も、「あ、そういえば」と最後に思い出します。

抜けを減らすには、1年分の予定を見ながら聞くのが近道です。

・去年の今ごろ、何をしていましたか

・月末の請求書や集計は、何日にやりますか

・3月や12月など、年に一度だけやる作業はありますか

・取引先から、決まった月に届く書類はありますか

聞きながら、手元に去年の請求書の控えや、予定表を置いてください。それを見ると、思い出す数が増えます。

聞き取った作業は、月ごとに並べます。1月から12月までの表に、「毎月」「3月だけ」「年末だけ」と書き込んでいきます。この表が、引き継ぎ書の最初のページになります。後任の人は、その月が来る前にここを見ればいいからです。

月末の作業は、日付も確かめてください。「25日に締め」なのか、「月の最後の営業日に締め」なのかで、手順がまったく変わります。

■ 材料3：例外のときの対応

いつもどおりにいかなかったとき、どうするか。これも本人の頭の中にあります。

聞き方は、「今までで困ったことは何ですか」です。たとえば次のような話が出てきます。

・取引先が、締め日に間に合わないと連絡してきたとき

・請求の金額が、先方の数字と合わなかったとき

・担当者が休みで、いつものやり方が使えないとき

1つの例外につき、「どんなときか」「どうしたか」「誰に連絡したか」の3つを書いてもらいます。答えられない例外があれば、そのまま「決まっていない」と書いてください。決まっていないとわかることが、引き継ぎの成果です。

■ 引き継ぎ書に書かないもの

パスワードは、引き継ぎ書に書きません。引き継ぎ書は、コピーされたり、人に転送されたりします。パスワードが書いてあると、それも一緒に広がります。

書くのは、「パスワードをどこで管理しているか」と「誰に聞けば教えてもらえるか」だけです。管理の仕方は、会社やお店で決めてください。辞める人が使っていた個人のIDは、退職の日にあわせて、誰が止めるのかも決めておきます。

■ 集めたあとにやること

集めたものを、1つの業務ごとにフォルダにまとめます。画面の写真、聞き取りの文字、月ごとの表。この3つがあれば、手順書は書けます。

次に、辞める人ではない誰かに、手順書だけを見て作業してもらってください。つまずいた所に、抜けがあります。辞める人がいる間にやると、すぐ聞けます。

■ 作ってほしい方へ

ここまでの材料をもとに、画面つきの手順書にまとめる出品をしています。3,000円から。オプションは別料金です。

作り方は、AI（Claude）を使っています。文章の下書きと、手順の抜けの確認を AI がします。画面の画像は、お送りいただいた写真に番号と矢印を入れたものです。AI で描いたイラストは使いません。お送りいただいた材料は、手順書を作るために AI に読み込ませます。外に出せない部分は、隠してからお送りください。

購入の前に、材料の状態と作れるかどうかを正直にお返事します。メモがほとんどない場合も、こちらから質問を送って埋めます。

パスワードはお預かりしません。お客さまのシステムに入って画面を撮ることもしません。手順どおりに動くかは、こちらでは試せません。納品後に担当の方に読んでもらい、違う所を教えてください。

材料の受け渡しも、やり取りも、ココナラのトークルームだけで行います。

https://coconala.com/services/4467113