「返信が遅くなってしまった…なんて書き出そう」LINEの返信が遅れたときの1通

「気づいたら、返信が2日も空いてしまった…

なんて書き出せばいいんだろう」

施術中やお休みの日が続くと、お客様からのLINEに返信できないまま、日が過ぎてしまうこともあります。

遅れた分を取り戻そうと、長いお詫びから書き始めて、手が止まることもあるかもしれません。

LINEの返信が遅れてしまったときの1通で、気をつけたい3つのことをまとめました。

1. 最初に、短くお詫びを伝える

「ご返信が遅くなり、申し訳ありません。」のように、最初に短く伝えます。

お詫びを何度も重ねると、お客様が知りたかった答えが、下のほうに埋もれてしまうことがあります。

遅れた理由を書く場合も、通常の返信では1行ほどを目安にします。個別の説明が必要なときは、状況に合わせて添えます。

2. 聞かれたことへの答えを、すぐあとに書く

お詫びのすぐあとに、お客様が聞いていたことへの答えを置きます。

ご予約の希望日なら、ご案内できるかどうかと、その時間を書きます。

希望の日時が埋まってしまった場合は、近い日の候補を2つほど添えます。

3. 次にしてほしいことを、1つだけ伝える

「この時間でよろしければ、このままご返信ください」のように、お客様が次にすることを1つだけ書きます。

これからの返信の目安を伝えたい場合は、「LINEの返信は、営業日の夜にまとめてお送りしています」のように、お店で実際に続けられる形で書きます。

たとえば、2日たって返すときの書き出しです(架空の例です)。

直す前

「ご返信が大変遅くなってしまい、本当に申し訳ございません。

施術が続いてしまい、なかなかLINEを開けず…」

直したあと

「ご返信が遅くなり、申し訳ありません。

ご希望の土曜日10時は、すでにご予約が入ってしまいました。」

お詫びは短く、そのすぐあとに、お客様が知りたかった答えが来るようにしています。

※AIに下書きを頼むときは、お客様のお名前や個人が分かる内容を入れずに頼み、送る前にご自身で文面を確かめてください。

返信が遅れたときの1通と同じように、施術後のフォローLINEもいつもの口調で書きたい方へ。

フォローLINEを1通お預かりし、お店の言葉を残しながら読みやすく整えるお試しです。

お届けするもの(3,000円・必要な回答がそろってから3日以内に初回のお渡し)

・整えたフォローLINE 1通

・どこを、なぜ直したか(3点まで)

・このお店らしさのメモ(呼び方・よく使う言葉・いつもの順番)

　次にChatGPTへ頼むとき、最初に貼れる短い一文もお付けします

・初回のお渡し後、言い回しの好みの修正1回

1通を整えて、お店の言葉の残り方を確かめたあと、同じ考え方をChatGPTに設定し、毎回の下書きに使えるようにするサービスもあります。