インボイス対応の請求書、Excelで自作するなら押さえておきたい4つの記載要件

こんにちは、ラクワーク工房です。フリーランスや小さな事業者の方から「請求書をExcelで作っているが、インボイス制度に対応できているか不安」という声をよく聞きます。今回は、適格請求書（インボイス）として成立するために最低限必要な記載事項と、Excelで作るときに間違えやすい点をまとめます。

1. 登録番号を必ず入れる

「T＋13桁」の登録番号は、適格請求書の必須項目です。社名や住所の近くに「登録番号 T1234567890123」のように明記します。登録番号がない請求書は、相手が仕入税額控除を受けられないため、取引先から差し戻されることがあります。

2. 税率ごとに区分した合計金額と消費税額

10%と8%（軽減税率）の両方を扱う場合は、「10%対象 ○○円、消費税 ○○円」「8%対象 ○○円、消費税 ○○円」と税率ごとに分けて書きます。明細ごとに消費税を計算して合計する方法は、端数処理の関係で要件を満たさない場合があるため、税率ごとの合計に対して1回だけ消費税を計算するのが安全です。

3. 消費税の端数処理は「税率ごとに1回」

上と同じ理由で、Excelの数式は「=ROUNDDOWN(10%対象の合計×0.1, 0)」のように、税率ごとの合計に対して行います。行ごとに ROUNDDOWN してから足すと、1円ずれることがあります。

4. 書類の名称・日付・宛名・発行者を揃える

「請求書」という名称、取引年月日、取引内容、相手の氏名または名称、発行者の氏名または名称。見積書や納品書を同じ書式で使い回す場合は、名称だけでなく文言（「ご請求申し上げます」など）も切り替わるようにしておくと、送り間違いが減ります。

おまけ：源泉徴収がある場合

個人事業主がデザインや原稿などの報酬を請求するときは、相手が源泉徴収（10.21%）をする場合があります。請求書に「源泉徴収税額」と「差引お支払額」を載せておくと、入金額の食い違いで慌てずに済みます。

まとめ

Excelで作る場合は、「設定」シートに登録番号と税率を置き、請求書本体はそこを参照する作りにしておくと、制度変更や社名変更のときに1か所直すだけで済みます。上記をすべて数式で組み込んだテンプレートも公開していますので、自作が面倒な方はこちらをどうぞ。

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※本記事は一般的な情報です。個別の税務判断は税理士にご確認ください。