インボイス対応の請求書をExcelで作るときの6項目｜消費税は「税率ごとに1回」計算する

インボイス制度が始まってから、請求書に書く項目が増えました。Excel で請求書を作っている会社からは、「この書き方で合っているのか不安」「消費税が1円ずれる」という声をよく聞きます。

この記事では、Excel で請求書を作るときに押さえておきたい6つの項目と、消費税の計算でつまずきやすい点を紹介します。

※ 制度の細かな取り扱いは、国税庁の案内や、顧問の税理士さんにご確認ください。

請求書に書く6つの項目

インボイス（適格請求書）には、次の6つを書きます。

1. 発行する側の名前と、登録番号（T＋13桁）

2. 取引の年月日

3. 取引の内容（軽減税率の品目があれば、そのことがわかる印）

4. 税率ごとに分けて合計した金額と、税率（10%・8%）

5. 税率ごとに分けた消費税の額

6. 受け取る側の名前

これまでの請求書と比べて増えたのは、主に「登録番号」「税率ごとの合計と税率」「税率ごとの消費税の額」の3つです。

つまずきやすい点1：消費税は「1行ごと」ではなく「税率ごとに1回」計算する

いちばん多いのが、消費税の計算のずれです。インボイスでは、消費税の1円未満の端数は、1枚の請求書につき、税率ごとに1回だけ処理します。明細の1行ごとに消費税を出して端数を切り捨て、それを足し合わせる方法は認められていません。

たとえば、10%の品目が3行あるとします。

・1,285円、2,455円、3,375円（合計 7,115円）

1行ごとに消費税を出して切り捨てると、128円＋245円＋337円で 710円になります。一方、合計の 7,115円に10%をかけて1回だけ切り捨てると 711円です。1円の差ですが、インボイスとして正しいのは後者です。

Excel では、税率ごとに金額を合計してから消費税を出す式にします（SUMIF で税率が10%の行だけを合計し、10%をかけて ROUNDDOWN で切り捨てる、という形です）。切り捨て・四捨五入・切り上げのどれにするかは、会社で決めてかまいません。

つまずきやすい点2：軽減税率の品目に印を付け忘れる

食品などの8%の品目がある場合は、どれが軽減税率の対象かわかるように「※」などの印を付け、「※は軽減税率対象」と書き添えます。

税率の列が8%のときだけ、品名の横に「※」が出る式にしておくと、付け忘れを防げます。

つまずきやすい点3：登録番号の桁数の間違い

登録番号は「T」のあとに13桁の数字が続きます。手で入力すると、1桁足りない・多いという間違いが起きがちです。

「先頭が T で、全部で14文字か」を確かめる式を、登録番号の横に置いておくと、すぐに気づけます。

Excel で作るときの3つのコツ

・品目と単価は別のシートに一覧にして、プルダウンで選べるようにする（単価の打ち間違いを防ぐ）

・自社の名前・登録番号・振込先は「設定」のシートに1回だけ入れ、見積書と請求書の両方から参照する

・手で入力するセルにだけ色を付け、式のセルと区別する

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