ホワイトボードの工程表を Excel にするときの3つのコツ｜工務店・リフォーム会社向け

「現場の予定は事務所のホワイトボード」「売上はまた別の Excel」。工務店やリフォーム会社では、よく見かける形です。

ホワイトボードは書きやすい反面、事務所にいないと見られない、消したら残らない、月末に粗利を出すときにまた別の表に書き写す、といった手間があります。

この記事では、ホワイトボードの工程表を Excel に移すときに、あとで困らないための3つのコツを紹介します。

コツ1：入力する場所は「現場一覧」の1か所だけにする

よくある失敗は、工程表のシートに直接、色を塗ったり文字を書いたりすることです。見た目はホワイトボードに近くなりますが、売上や粗利の集計には使えず、結局また別の表に書き写すことになります。

入力するのは「現場一覧」だけにします。1行に1現場で、

・現場名、元請会社、担当者

・開始日、終了日、状態（予定・施工中・完了）

・売上予定、材料費、外注費

を入れます。工程表と集計は、この一覧から式で自動で作ります。入力が1か所なら、書き写しの手間も、書き間違いも減ります。

コツ2：工程は「色」ではなく「開始日と終了日」で持つ

工程表の色は、手で塗らずに「条件付き書式」で自動で付けます。現場一覧の開始日〜終了日に入っている日だけ、担当者ごとの色が付くようにしておけば、日付を1つ直すだけで工程表の帯も動きます。

月をまたぐ現場も、開始日と終了日で持っておけば、翌月の工程表にも自動で表示されます。

コツ3：担当者名と元請会社は、リストから選ぶ

「山田」「山田さん」「ヤマダ」のように書き方がばらばらだと、担当者ごとの集計が合わなくなります。

担当者と元請会社は「設定」シートに一覧を作り、現場一覧ではプルダウン（データの入力規則のリスト）で選ぶようにします。人が増えたら、設定シートに書き足すだけです。

ここまでできると、こんなことも自動になります

・担当者ごとの「その日の現場数」を数えて、かけもち（2現場以上）をオレンジで表示する

・終了日を過ぎても完了になっていない現場を、赤で表示する

・月別・元請会社別の売上と粗利益、粗利益率を集計する

どれも関数だけで作れるので、マクロを有効にするかどうかの警告も出ません。

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