出席簿をExcelで作る方法｜縦に名前・横に日付、出席日数と出席率が自動で出る表

・出席簿に要るのは、誰がいつ来たかの記録と、月の終わりの出席日数です。

・記号は ○（出席）・×（欠席）・△（遅刻）の3種だけにします。数える式は1本ずつで足ります。

・習い事の教室、クラブ、社内の研修など、小さな集まりを想定しています。

■表の形を決めます

・A列：名前（A4から下へ）

・1行目：A1に「年」、B1に年（例 2026）、C1に「月」、D1に月（例 11）

・3行目：日付（B3から右へ）

・右端（日付の列の次から）：出席・欠席・遅刻・出席率

日付の列は31日分（B列からAF列）を用意しておきます。30日の月でも31日の月でも、同じ表が使えます。

■日付を自動で出します

B3に次の式を入れます。

=DATE(B1,D1,1)

C3には次の式を入れ、AF3までコピーします。

=IF(B3="","",IF(MONTH(B3+1)=$D$1,B3+1,""))

意味は「前の日の翌日が同じ月なら表示し、月が変わるなら空欄にする」です。30日の月は31日の列が空欄になります。

次に、3行目を選んで、セルの書式設定の「ユーザー定義」に d と入れます（日だけの表示）。

2行目には曜日を出します。B2に次の式を入れ、AF2までコピーします。

=IF(B3="","",TEXT(B3,"aaa"))

■土日に色をつけます

休みの日を目で分けるための設定です。

・B3からAF3（できれば名前の行まで）を選びます。

・「ホーム」→「条件付き書式」→「新しいルール」→「数式を使用して、書式設定するセルを決定」を選びます。

・次の式を入れ、塗りつぶしを薄いグレーにします。

=OR(WEEKDAY(B$3,2)=6,WEEKDAY(B$3,2)=7)

WEEKDAY の「2」は、月曜を1、日曜を7と数える指定です。土曜が6、日曜が7になります。

■入力ミスを防ぎます

記号を手で入れると、○と◯、×とxのように揺れて、数えられなくなります。選ぶ形にします。

・出欠を入れる範囲（B4からAF14など）を選びます。

・「データ」→「データの入力規則」→ 入力値の種類で「リスト」を選びます。

・元の値に「○,×,△」と入れます。

セルをクリックして選ぶだけで入力できます。

■集計の式を入れます

日付の列がAFまでなので、集計はAG列から入れます（4行目の人の例）。

・出席（AG4）：=COUNTIF(B4:AF4,"○")

・欠席（AH4）：=COUNTIF(B4:AF4,"×")

・遅刻（AI4）：=COUNTIF(B4:AF4,"△")

・出席率（AJ4）：=IF(SUM(AG4:AI4)=0,"",AG4/SUM(AG4:AI4))

出席率のセルは、書式を「パーセンテージ」にします。1人目を入れたら、下の人へコピーします。

休みの日は空欄のままにします。空欄は数えないので、出席率に影響しません。遅刻は出席にも欠席にも入れず、別に数えています。出席率の分母は「出席＋欠席＋遅刻」です。遅刻を出席に含めたい場合は、分子を AG4+AI4 にします。

■入力例で確かめます

架空の3人、5日間（月曜から金曜）の例です。

・青木：○ ○ △ ○ ×

・井上：○ ○ ○ ○ ○

・上田：× ○ ○ △ ○

結果は次の表になれば、式は合っています。

・青木：出席3・欠席1・遅刻1・出席率60%

・井上：出席5・欠席0・遅刻0・出席率100%

・上田：出席3・欠席1・遅刻1・出席率60%

違うときは、記号が全角と半角で混ざっていないか（○ と ◯ など）を確かめます。入力規則のリストから選べば、揺れません。

■来月に使い回します

・B1の年とD1の月だけを書き換えます。日付・曜日・土日の色が切り替わります。

・出欠の入力欄（B4からAF14など）だけを選び、Delete キーで消します。式の入っているセルは消さないでください。

・前の月の分を残したいときは、シートをコピーして「11月」「12月」のように名前をつけておきます。

■向かない場合と気をつけること

・学校の指導要録のような決まった様式の書類や、入退室の自動記録、保護者への連絡までを一つで行いたい場合は、専用の校務・勤怠のソフトが向いています。

・名簿は個人情報です。共有の仕方や保管の場所は、所属先のルールに従ってください。ファイルにパスワードをかけておくと安心です。

・表にしても、出席を保証するものではありません。記録が見やすくなるだけです。

■次の一歩

まず自分の教室やクラブの名前を入れ、今月分を1週間つけてみます。足りない記号（公欠など）が出てきたら、「入力ミスを防ぎます」のリストに足します。

人数や記号、集計の形を自分の集まりに合わせて調整したい場合は、Excelの調整を承っています（商品案内はこのブログの下に載せています）。