チェックリストは、長いほど安心とは限らない。

月末の一覧確認に使うチェックリストが、二十項目を超えた。前回起きたミスを忘れないために、一つずつ追加した結果です。ところが担当者が変わると、同じ項目でも確認方法がばらばらになっていました。

「日付を確認する」と書いてあっても、請求日が空欄でないことを見る人もいれば、支払日との前後を比べる人もいます。「重複を確認する」も、伝票番号だけを見るのか、金額と取引先まで含めるのかで結果が変わります。項目数が多くても、条件が曖昧なら安心の根拠にはなりません。

リストを整えるなら、まず一項目ずつ「どんな異常を、どの列で、どう判定するか」を書き直します。例として「請求日が支払日より後なら要確認」「伝票番号が同じ行を抽出」のように。次に、Excelで自動的に候補を出せる項目と、人の判断が必要な項目を分けます。前者は毎月同じ条件で実行し、後者は抽出された行に集中します。

さらに、見つけた例外を記録します。「要確認」だけでは後任者が困るため、確認理由、確認先、対応状況を短く残す。これでリストは、印を付ける紙から、同じ判断を繰り返すための手順に変わります。

運用を始めた後も、例外が出るたびにリストを見直します。ただし、すぐ追加するとは限りません。既存の条件が曖昧だったのか、条件そのものがなかったのか、例外ではなく正常な取引だったのかを確かめる。前者なら書き方を直し、後者なら項目を検討します。リストを使った結果でリスト自体を直せることが、長く使うための条件です。

点検が終わったら、項目ごとの「該当件数」と「確認待ち件数」を残します。チェックしたという印だけでは、何件の例外が見つかり、どこまで処理したか分かりません。ゼロ件ならゼロ件と書く。翌月に同じ項目の該当が急増したら、入力方法や取引の変化を調べる手掛かりになります。リストは実施記録にもなります。反対に、毎月ずっとゼロ件の項目は本当に必要か、検出条件が働いているかを試してみます。存在するだけの項目を増やさないためです。

今日のルールは、項目を増やすより先に、既存の一項目を誰でも同じように判定できる文にすること。安心は長さではなく、再現性から生まれます。