請求と入金が合わない。最初に金額から見ない。

請求合計が300万円、入金合計が296万円。差は4万円です。つい金額が4万円の請求を探したくなります。しかし、その一件が見つからないからといって、原因がないわけではありません。

差は複数の取引の組み合わせかもしれません。未入金5万円と過入金1万円なら、差額は同じ4万円です。分割入金や翌月入金があれば、金額だけの検索では対応関係を見つけにくくなります。最初の手掛かりは、合計差よりも件数とキーの状態です。

まず請求IDごとに、入金が何行あるかを数えます。0行なら未入金の候補、2行以上なら重複や分割の候補です。次に、入金側にだけ存在する請求IDを探します。ここまでで、欠落、重複、対応先なしの三種類が見えてきます。その後、対応が取れた請求について金額を合計し、差を出します。

「件数から見る」といっても、件数だけで結論を出すわけではありません。一件の請求に二件の入金が正常な場合もあります。大切なのは、金額の前に、何と何を結び付ける取引かを確かめることです。対応関係が分かってから金額を見ると、差額に意味が生まれます。

最後に、日付も見ます。対応する入金が翌月にあれば、未入金ではなく期間のずれです。同じID、同じ件数、同じ金額でも、対象期間が違えば月次の集計は合いません。照合する二つの一覧について「いつまでを対象にするか」を先にそろえると、無用な差を減らせます。日付の確認は金額の後回しではなく、最初の条件決めにも含まれます。

件数を見るときは、請求側だけでなく入金側の一覧も出発点にします。請求にない入金は、請求を起点にした検索では見つかりません。両方向から「相手がない行」を出し、次に一対多の対応を調べます。差額を追うのはその後です。順番を変えると、同じ4万円の差でも、未入金なのか入金の重複なのかを区別しやすくなります。

今日のルールは、請求と入金が合わなければ「ID、件数、金額」の順に見ること。総額の4万円を探すより、ズレの種類を先に整理します。

この順序を架空の請求・入金一覧で試したい方には「照合する練習」があります。

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