「Excelが使える」とは、何ができることか

Excelが使える人、と聞くと、関数をたくさん知っている人を思い浮かべるかもしれません。

けれど仕事で頼まれるのは、「SUMIFSを使ってください」ではなく、「先月の売上を担当者別にまとめてください」「請求と入金が合わないので確認してください」といった仕事です。

必要なのは、知っている機能を並べることではありません。曖昧な依頼を作業へ分け、Excelを使って最後まで終わらせることです。

■「知っている」と「できる」は違う

関数名や操作方法を知っていても、対象期間、1行の単位、空欄とゼロの意味を確認しなければ、正しい式から間違った答えが出ます。

実務で「できる」とは、条件を決め、元データを保ち、結果を検算し、同じ手順をもう一度行える状態です。

■実務力を作業で捉える

仕事で数字を扱う力は、次のような行動に分けられます。

・集計する

・照合する

・分析する

・チェックする

・結果を短く伝える

集計なら、表を作るだけでなく、別の切り口でも総額が一致するか確かめる。照合なら、不一致を欠落・重複・差額へ分ける。分析なら、差異を計算して終わらず、次に確認する問いを作る。チェックなら、注意力だけに頼らず、異常が浮かぶ条件を作る。

■計算後の一文までが仕事

「数字は合いました」だけでなく、どの条件で確認し、何が未確認で、次に誰が何を見るかを残します。

式の巧さよりも、結果を安心して次の人へ渡せること。その状態を、仕事で使えるExcel力と考えています。

■自分の現在地を確かめたい方へ

「Excel実務力診断」では、自己診断50項目と実技3課題を通して、集計・照合・分析・チェックを仕事として進められるか確認できます。

点数で能力を固定するのではなく、どの作業で止まりやすいかを見つけ、次の練習先を選ぶための教材です。

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