Notionの案件管理で迷ったら。「次に誰が、何をするか」を一行にする

顧客名も、納期も、案件の進み具合も記録している。

それなのに、管理表を開くたびに「この案件、今は何をすればいいんだっけ」と考えてしまう。

そんなときに見直したいのは、項目の数よりも、次の行動が書かれているかどうかです。

この記事では、小さな制作業務を例に、Notionの案件管理に入れる情報を考えます。登場する案件は説明用の架空の例です。

「進行中」だけでは、今日の仕事が分からない

例えば、A店のチラシ制作が「進行中」になっているとします。

原稿を作っているのか。デザインを確認してもらっているのか。写真が届くのを待っているのか。同じ言葉の中に、違う状態が入ってしまいます。

ここに一行足してみます。

次の行動：担当者が、届いた原稿を確認して初稿を作る

行動の期限：9月18日

管理表を開いたときに、案件名から過去のやり取りを思い出す手間を減らせます。

「進行中」を細かく分ける方法もありますが、まずは次の行動を書く欄を用意するだけでも、必要な情報を考えるきっかけになります。

納期と、次の行動の期限は分けてみる

お客様に渡す日が9月30日でも、その前に原稿確認、初稿提出、修正などがあります。

最終納期だけを見ていると、途中で必要な確認を見落とすかもしれません。

小さく始めるなら、次のような項目が候補になります。

・案件名

・最終納期

・次の行動

・その行動をする人

・行動の期限

すべての工程を細かく登録する必要があるかは、仕事の進め方によります。一人で短い案件を扱うなら、まず次の一歩だけ更新する形も考えられます。

「相手待ち」にも、待っているものを書く

状態を「相手待ち」に変えたら、何を待っているかも残しておきます。

待っているもの：掲載する写真3枚

依頼した日：9月10日

次に確認する日：9月15日

こうしておくと、確認するときに「進んでいますか」とだけ尋ねるのではなく、必要な資料を具体的に伝えられます。

ただし、確認日が来たから必ず催促する、という運用にする必要はありません。相手と約束した時期や最新の返信を見て判断します。

更新するタイミングも決めておく

項目を作っても、情報が古いままだと判断に使いにくくなります。

例えば、「お客様に連絡した後」「初稿を送った後」「一日の作業を終える前」のどこかで、次の行動だけ更新するルールを考えてみます。

大切なのは、立派な管理画面を作ることより、今の仕事に無理なく組み込めることです。

Notionで「今日確認するもの」「自分が動くもの」「相手待ち」のような一覧を考えるときも、元になる期限や担当、状態の意味がそろっているかを先に見ておくと、表示したい内容を決めやすくなります。

まずは、一つの案件で試す

今動いている案件を一つ選び、次の文を埋めてみてください。

この案件は、次に【誰が】【何を】する。

そのために【何が】必要で、【いつ】確認する。

書きにくい部分があれば、管理項目を増やす前に、仕事の進め方を相談する余地があるのかもしれません。

こもれびデジタル制作室では、顧客・案件・タスクのつながりを整理するNotionの制作相談を受け付けています。今使っている項目や、探すのに時間がかかる情報を文章で教えていただくところから始められます。

実データの移行や外部ツール連携などは、基本の制作と分けて対応範囲を確認します。

Notionの顧客・案件・タスク管理サービスを見る

https://coconala.com/services/4386967

こもれびデジタル制作室