問い合わせ・見積もり・納品待ちを見落としたくない方へ｜案件管理AIを1時間巡回にした方法

ココナラで複数案件を進めると、問い合わせ、見積もり、購入、トークルーム、納品待ちが別々に動きます。通知を見ても、誰へ何を返すべきか、その場で判断しなければなりません。

よくある困りごと

問い合わせと進行案件を何度も見直す見積もり相談が通常メッセージへ埋もれる顧客返信を案件専用の作業へ渡すまで人が動く納品待ちや顧客確認待ちが止まる案件が増えるほど、管理者の確認時間が増える

今回作った仕組み

ココナラ全体を1時間ごとに確認し、問い合わせ、見積もり、購入、進行案件、納品待ち、納期接近へ分類する管理AIを作りました。対応が必要な案件では、該当する案件専用のAIへ、相談内容、返信案、必要資料、次の作業を渡します。人へは、送信、価格、契約範囲、返金、納品など最終判断が必要な内容だけを通知します。

ログイン切れでは安全に停止する

巡回中にログイン切れが見つかった場合は、認証復旧を1回だけ試します。認証情報をVPSやスキル、実行ログへ保存せず、2FAやCAPTCHAが出た場合は停止して人へ戻します。今日の確認ではログインを復旧し、メッセージ一覧と取引管理の認証済み画面まで確認できました。

対応できる内容

問い合わせ・見積もり・購入の分類進行案件、納品待ち、顧客確認待ちの整理案件専用AIへの作業引き渡し返信案、不足資料、次の処置の準備納期接近、停滞の検出管理者へ判断事項だけを通知対応漏れ、二重指示、手動巡回時間の記録

まだ自動化しない内容

返信送信、見積もり提出、契約変更、返金、納品、購入、公開は人が最終判断します。現時点はセットアップ完了・運用検証開始で、見落としゼロや時間削減はまだ確認できていません。

次に確認する数値

7日間の巡回回数と停止回数対応漏れ、誤検知、二重指示案件専用AIへ引き渡した件数初回返信までの時間管理者の手動巡回時間見積もり移行、購入、納期遵守1案件あたりの費用、修正、粗利案件を増やす前に、今ある問い合わせと進行案件を漏れなく動かす管理経路を整えたい場合、業務の分類とAIエージェントの役割設計からご相談いただけます。