Notionで案件管理を作る前に決めたい5つのこと

顧客名、案件名、締切、担当、進捗。最初はメモや表計算で足りていても、件数が増えると「同じ情報を何度も入力する」「今どこで止まっているか分からない」という状態になりがちです。

Notionで管理画面を作る前に、次の5点を文章で決めておくと、必要以上に複雑になりにくくなります。

1. 何を一覧で見たいか

最初に決めるのは画面の見た目ではなく、毎日確認したい情報です。例えば、今日が期限のタスク、返事待ちの案件、未入金の顧客などです。「全部を1画面に入れる」より、朝に見る一覧と週末に見る一覧を分けた方が運用しやすいことがあります。

2. 顧客・案件・タスクを分けるか

顧客と案件を同じ表に入れると、1社から複数案件が発生した時に情報が重複します。一方、件数が少ない段階で表を細かく分けすぎると入力が面倒になります。

目安として、同じ顧客から複数案件が生まれるなら顧客と案件を分け、1案件に複数の作業があるなら案件とタスクを分けます。必要な時だけ関連付ける設計が現実的です。

3. 必須入力を少なくする

運用が止まる原因の一つは、入力項目の多さです。案件登録時に必須にするのは、案件名・状態・期限・担当など、次の行動に必要な項目へ絞ります。補足情報は後から追加できるようにしておく方が定着しやすくなります。

4. 状態の言葉を統一する

「対応中」「進行中」「作業中」のような似た言葉が混在すると、集計や絞り込みが役に立ちません。受付前、進行中、確認待ち、完了など、誰が見ても次の行動が分かる言葉にそろえます。

5. 誰が、いつ更新するか

きれいな管理画面でも、更新の担当とタイミングが決まっていなければ古くなります。「依頼を受けた人が案件を登録する」「作業後に担当者が状態を変更する」など、更新ルールを短く決めておきます。

買い切りテンプレートと個別構築の違い

入力項目や流れが一般的で、自分で変更できる場合は買い切りテンプレートが向いています。顧客・案件・タスクの関係、部署ごとの見え方、既存データの移行などを合わせたい場合は個別構築が向いています。

個別構築を相談する時は、現在使っている表の列名、毎週確認している項目、困っている作業、希望時期の4点があると、文章だけでも範囲を整理しやすくなります。機密情報や個人情報は、取扱方法を決める前に送らないようにしてください。

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