請求書PDFの保存、ファイル名はどう付ける？｜電子帳簿保存法に沿った整理の5つのポイント

「請求書をPDFで送っているけれど、控えはメールの送信済みフォルダに残っているだけ」

「デスクトップに『請求書_最新』『請求書_修正版2』のようなファイルがたまっている」

「電子帳簿保存法で、送ったPDFの保存方法が決まったと聞いたけれど、何をすればいいのか分からない」

請求書をPDFにしてメールで送る会社やお店は、ずいぶん増えました。

一方で「送ったあとのPDFをどこに、どんな名前で残すか」は、決めないまま運用されていることが多いところです。

この記事では、請求書PDFの保存について、電子帳簿保存法のルールのうち押さえておきたい部分と、ファイル名・フォルダを決めるときの5つのポイントをまとめます。

最後に、GAS（Google Apps Script）で保存まで自動にするときの考え方にも触れます。

※税務の取り扱いは、事業の状況によって変わることがあります。最終的な判断は、国税庁の案内や顧問の税理士さんに確認してください。

━━━━━━━━━━━━━━

■ 送った請求書PDFも「電子取引」のデータ

━━━━━━━━━━━━━━

電子帳簿保存法では、請求書や領収書などを紙ではなくデータでやり取りすることを「電子取引」と呼びます。

受け取ったPDFだけでなく、こちらからメールで送った請求書PDFの控えも、データでやり取りした書類にあたります。

国税庁の案内では、2024年1月1日以降、電子取引のデータは、紙に印刷した書面だけを保存する方法では対応できず、データのまま保存することになっています。

「印刷してファイルに綴じているから大丈夫」とは言えなくなった、という点がいちばん大きな変化です。

保存のしかたには、大きく2つの決まりがあります。

・改ざんを防ぐこと（真実性）：タイムスタンプ、訂正や削除の記録が残るシステム、または「不当な訂正削除の防止に関する事務処理規程」を定めて守る、などのいずれかの方法

・あとから探せること（可視性）：画面で見られるようにしておくことと、「取引年月日・取引金額・取引先」で検索できるようにしておくこと

小さな事業者が取り組みやすいのは、事務処理規程を定める方法と、ファイル名で検索できるようにする方法の組み合わせです。

事務処理規程は、国税庁のホームページにひな形が公開されています。

━━━━━━━━━━━━━━

■ ポイント1：ファイル名は「日付_取引先_金額」でそろえる

━━━━━━━━━━━━━━

国税庁の一問一答では、ファイル名に規則性を持たせて検索できるようにする方法が紹介されています。

例として挙げられているのは「20210131_㈱霞商店_110000」という形です。

日付・取引先・金額の3つが、毎回同じ順番で入っていることが大切です。

日付は西暦でも和暦でもよいとされていますが、両方を混ぜないようにします。

迷ったら「西暦8けた」にそろえると、名前順に並べたときに日付順にもなります。

━━━━━━━━━━━━━━

■ ポイント2：取引先の名前の書き方を1つに決める

━━━━━━━━━━━━━━

同じ取引先なのに、あるときは「株式会社サンプル」、あるときは「㈱サンプル」「サンプル」と書いていると、検索で見落とします。

取引先の一覧（マスタ）を1つ作り、ファイル名にはそこに書いた名前をそのまま使う、と決めておくと迷いません。

ファイル名に使えない記号（「/」や「:」など）が社名に入っている場合の置き換え方も、あわせて決めておきます。

━━━━━━━━━━━━━━

■ ポイント3：フォルダは「年／月」の2段で十分

━━━━━━━━━━━━━━

フォルダを取引先ごとに細かく分けると、新しい取引先のたびにフォルダが増え、置き場所に迷います。

ファイル名で取引先を探せるので、フォルダは「2026年 ＞ 11月」のように、年と月の2段にしておくのが扱いやすい形です。

送付した請求書と、受け取った請求書は、最上位で「発行」「受領」に分けておくと混ざりません。

━━━━━━━━━━━━━━

■ ポイント4：「修正版」は上書きせず、別ファイルで残す

━━━━━━━━━━━━━━

金額の誤りなどで請求書を出し直すことはあります。

このとき、送ったPDFを上書きしてしまうと、最初に何を送ったのかが分からなくなります。

出し直した場合は、元のファイルは残したまま、新しいファイルを別に保存します。

「_再発行」などの付け方をルールにし、事務処理規程に沿って記録を残しておくと、あとから経緯を説明しやすくなります。

━━━━━━━━━━━━━━

■ ポイント5：保存は「送ったその日」に、送ったものと同じものを

━━━━━━━━━━━━━━

月末にまとめて保存しようとすると、どのファイルを実際に送ったのか分からなくなりがちです。

保存は送付と同じタイミングで行い、手元で作り直したものではなく「実際に送ったPDF」を残すのが基本です。

このポイントは、手作業だとどうしても抜けやすいところです。

だからこそ、仕組みにする価値があります。

━━━━━━━━━━━━━━

■ GASなら「作る・送る・保存する」を1つの流れにできる

━━━━━━━━━━━━━━

Googleスプレッドシートで請求データを管理している場合、GASを使うと、次の流れをまとめて自動にできます。

① 請求データから請求書を作り、PDFにする

② ファイル名を「日付_取引先_金額」のルールで付ける

③ Googleドライブの「年／月」フォルダに保存する（フォルダがなければ作る）

④ 同じPDFをGmailで送る

⑤ スプレッドシートに「送付日・ファイル名」を記録する

人がファイル名を打たないので、名前の付け方がぶれません。

保存したPDFと送ったPDFが同じものになり、送付と保存のタイミングもそろいます。

なお、仕組みでできるのは「ルールどおりに保存する」部分です。

事務処理規程を定めることや、自社がどの方法で要件を満たすかの判断は、仕組みとは別に行う必要があります。

━━━━━━━━━━━━━━

■ まとめ

━━━━━━━━━━━━━━

・送った請求書PDFの控えも、電子取引のデータとしてデータのまま保存する

・ファイル名は「日付_取引先_金額」でそろえると、検索できる形で残せる

・取引先の書き方は1つに決め、フォルダは「年／月」で分ける

・修正版は上書きせず、送ったその日に、送ったものと同じものを保存する

まずは今月分から、ファイル名のルールを1つ決めるところから始めてみてください。

━━━━━━━━━━━━━━

■ 請求書の作成から保存までを仕組みにしたい方へ

━━━━━━━━━━━━━━

セカンドポケットでは、Googleスプレッドシートを使って、請求書の作成・PDF化・送付・保存までを自動で行う仕組みを、買い切りでお作りしています。

ファイル名やフォルダの決まりも、今の運用に合わせてご相談しながら組み込みます。

「うちの請求書の流れでもできる？」という段階でも、お気軽にご相談ください。