月末の請求書と入金確認をラクにする前に、決めておく3つのこと

月末になると、取引先ごとに請求書を作り、PDFにしてメールで送る。翌月は通帳を見ながら、どの請求の入金がまだかを確かめる。取引先が数社のうちは何とかなっても、増えてくると「送り忘れ」「入金の見落とし」が気になり始めます。

請求書ソフトを入れる方法もありますが、Googleスプレッドシートの自動化（GAS）でも、作成から入金の確認までをつなげることができます。どちらを選ぶ場合でも、先に決めておくと迷わない3つのことをまとめます。

【1】明細を「1か所に、その都度」書く

月末にまとめて思い出しながら請求書を作ると、書き漏れが起きやすくなります。

おすすめは、仕事が終わるたびに1行ずつ書く「明細の表」を1つ用意することです。

・日付

・取引先

・品目

・数量と単価

・税率（10%か8%か）

この表さえあれば、月末は「まだ請求していない行を、取引先ごとにまとめる」だけになります。請求した行に請求番号を書き込んでおけば、同じ明細を2回請求することも防げます。

【2】請求番号と支払期限の決まりを、先に決める

請求番号は「2026-11-001」のように、年月と続き番号にしておくと、あとで探しやすくなります。

支払期限は「月末締め・翌月末払い」「請求日から30日」など、取引先ごとに違うことがあります。違う取引先だけを一覧にしておけば、毎回考えずに済みます。

インボイスの登録番号や、税率ごとの合計と消費税の書き方は、毎回同じ形で入るようにしておくと安心です。書き方で迷う場合は、税理士の方に確かめてから形を決めてください。

【3】入金を「誰が・いつ・何を見て」確かめるかを決める

入金の確認は、意外と決まっていないことが多い作業です。

・誰が見るか（自分か、経理の担当者か）

・いつ見るか（毎朝か、週に1回か）

・見たら何を書くか（入金日と入金額）

ここが決まっていれば、「期限を過ぎたのに入金がないもの」「一部だけ入金されたもの」を、表の色で分かるようにできます。毎朝、期限切れと期限が近いものだけを自分に知らせる形にすると、通帳と一覧を見比べる時間が減ります。

催促は、自動で送らないほうが安全です。行き違いで入金されていることもあるので、文の下書きまでを用意し、読んでから人が送る形がおすすめです。

【はじめる前に確かめたいこと】

・メールは、最初は「下書き」を作る形から始めると安心です。慣れてから、すぐ送る形に変えられます

・無料のGoogleアカウントでは、1日に送れるメールの数に上限があります

・銀行の明細を自動で取り込む仕組みは、銀行ごとの決まりがあるため、まずは入金日を手で入れる形から始めるのが手軽です

【まとめ】

・明細は1か所に、その都度書く

・請求番号と支払期限の決まりを先に決める

・入金を確かめる人・時・書くことを決め、催促は人が送る

ココナラでは、明細の表から取引先ごとの請求書PDFを作り、メールの下書きと、毎朝の入金の見張りまでをGoogleスプレッドシートで動かすサービスを出しています。今お使いの請求書（金額・お名前を消したもの）をお送りいただければ、その形に合わせた見本を画像でお見せします。気になる方は、出品者ページのサービス一覧からご相談ください。