請求書番号、どう付けていますか？｜重複・欠番で困らない「採番ルール」5つのポイント

「請求書番号を、前のファイルを見ながら手で付けている」

「気づいたら、同じ番号の請求書が2枚あった」

「取り消した請求書の番号を、次の請求書に使い回してしまった」

請求書の右上にある「請求書番号」。

なんとなく付けている方も多いのですが、件数が増えてくると、番号のダブりや抜けが原因で、問い合わせ対応や入金の確認に時間がかかるようになります。

この記事では、Excel・Googleスプレッドシートで請求書を作っている方向けに、番号で困らないための「採番（さいばん）ルール」の決め方を5つのポイントにまとめます。

採番とは、番号を付けることです。

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■ そもそも請求書番号は必要？

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まず前提として、インボイス制度（適格請求書）で決められている記載事項に、請求書番号は含まれていません。

国税庁が示している記載事項は、次の6つです。

・発行する人の名前（名称）と登録番号

・取引の年月日

・取引の内容（軽減税率の対象なら、その旨）

・税率ごとに分けた合計金額と、適用する税率

・税率ごとに分けた消費税額

・受け取る人の名前（名称）

つまり、請求書番号は「法律で決まっているから付けるもの」ではなく、「自分たちと取引先が、請求書を見分けるために付けるもの」です。

それでも番号を付けておくと、次のような場面で役に立ちます。

・取引先から「〇〇番の請求書について」と問い合わせを受けたとき、すぐに探せる

・入金を確認するとき、どの請求の分かを結びつけやすい

・控えのPDFを保存するとき、ファイル名に入れて整理できる

役に立つ番号にするには、付け方のルールを先に決めておくことが大切です。

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■ 採番ルール5つのポイント

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■ ポイント1：番号の「形」を決めて、桁数をそろえる

まず、番号の形を1つに決めます。よく使われるのは次のような形です。

・年月＋連番：202611-001

・記号＋年月＋連番：INV-2611-001

・通し番号だけ：000123

どれが正解ということはありませんが、大事なのは「桁数をそろえる」ことです。

「1」「2」…「10」のように桁数がバラバラだと、並べ替えたときに「1」「10」「2」の順になることがあります。

「001」「002」…「010」のように、0で桁を埋めておくと、並べ替えても順番がくずれません。

ExcelやスプレッドシートではB、数字の「001」を入力すると「1」になってしまいます。

連番を数字で持っておき、TEXT関数で形を整えると扱いやすくなります。

例）A2セルに連番の「7」、B2セルに請求日がある場合

=TEXT(B2,"yyyymm")&"-"&TEXT(A2,"000")

→ 202611-007

（「yyyymm」は年4桁と月2桁、「000」は3桁に0で埋める、という意味です）

■ ポイント2：番号を付ける場所は「1か所」にする

番号の重複は、番号を付ける場所が複数あるときに起きやすくなります。

たとえば、担当者ごとに請求書のファイルを持っていて、それぞれが「前回の番号＋1」を付けていると、同じ番号が生まれてしまいます。

対策は、請求の一覧（台帳）を1つにして、番号はそこでだけ付けることです。

請求書のファイルは、台帳の番号を参照して表示するだけにします。

担当者ごとに番号を分けたい場合は、「A-202611-001」「B-202611-001」のように、頭に担当者や部門の記号を付けて、番号の範囲を分けておく方法もあります。

■ ポイント3：番号は「数式のまま」にしない

Excelやスプレッドシートで連番を自動で出す方法として、

=ROW()-1（行番号から連番を作る）

=MAX(A$1:A1)+1（上の行の最大値に1を足す）

といった数式がよく使われます。

便利ですが、数式の番号は、行を並べ替えたり、途中の行を削除したりすると、自動で計算し直されて番号が変わってしまいます。

すでに取引先に送った請求書の番号が、台帳の上では別の番号になっている……ということが起きかねません。

請求書を発行したら、その番号は「値」として固定しておくのがおすすめです。

・Excel：コピーして「値の貼り付け」

・スプレッドシート：コピーして「特殊貼り付け」→「値のみ貼り付け」

■ ポイント4：取り消した番号は使い回さない

請求書を取り消したときや、内容を直して出し直すときに、同じ番号を使い回すと、取引先の手元の請求書と、こちらの記録が食い違う原因になります。

おすすめは次のルールです。

・取り消した番号は欠番のままにして、台帳に「取消」と理由を書いておく

・出し直す請求書には新しい番号を付け、備考に「〇〇番の差し替え」と元の番号を書く

こうしておくと、番号が飛んでいても「なぜ飛んでいるのか」を後から確認できます。

なお、インボイス制度の請求書（適格請求書）の記載に誤りがあった場合の正しい直し方は、国税庁の案内や顧問の税理士さんに確認してください。

■ ポイント5：重複を自動で見つける仕組みを入れておく

ルールを決めても、手で番号を入力する場面があれば、うっかりの重複は起こりえます。

そこで、重複したら色が付くようにしておくと安心です。

Excelとスプレッドシートのどちらも、「条件付き書式」で次のような数式を使えます。

例）A列に請求書番号がある場合（範囲をA2から下に指定）

=COUNTIF($A:$A,A2)>1

同じ番号が2つ以上あると、その行に色が付きます。

あわせて、連番が途中で飛んでいないか（欠番）を月末に一覧で見る習慣をつけると、取り消しの記録漏れにも気づきやすくなります。

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■ 番号の付け方、どれを選ぶ？

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番号の付け方は、大きく3つに分けられます。

① 手で入力する

すぐに始められますが、前回の番号を確認する手間があり、重複や飛びが起きやすい方法です。月に数件までなら、ポイント5の重複チェックと組み合わせれば十分なこともあります。

② 関数で自動にする

入力の手間は減りますが、ポイント3のとおり、並べ替えや行の削除で番号が変わる点に注意が必要です。発行したら値で固定する、という運用とセットで使います。

③ 仕組み（GASやマクロ）で発行のときに番号を確定する

「請求書を発行するボタンを押したときに、台帳の最後の番号＋1を書き込む」という形にすると、番号が後から変わる心配がなくなります。

Googleスプレッドシートで使うGAS（Google Apps Script）には、複数の人が同時に実行しても処理が重ならないようにする仕組み（LockService）も用意されています。

一方で、作るための知識や、作ったあとの手入れが必要になります。

件数が少ないうちは①か②、担当者が複数いる・件数が多い・請求書の作成そのものも自動にしたい、という場合は③を考える、というのが一つの目安です。

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■ それでも手間なら

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「ルールは分かったけれど、今のExcelのどこを直せばいいのか分からない」

「番号だけでなく、台帳から請求書を作るところまでまとめて仕組みにしたい」

という場合は、作業ごと任せてしまうのも一つの方法です。

セカンドポケットでは、Excelの転記と請求書作成の自動化をお手伝いしています。

今お使いのファイルや、困っているところをお聞きしたうえで、進め方をご相談できます。

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■ まとめ

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・請求書番号はインボイス制度の記載事項ではないが、問い合わせ・入金確認・保存の整理に役立つ

・番号の形を1つに決め、0で桁をそろえる

・番号を付ける場所は台帳の1か所にする

・数式の番号は並べ替えで変わるので、発行したら値で固定する

・取り消した番号は使い回さず、「取消」と理由を残す

・条件付き書式で重複に色を付けておく

番号のルールは、一度決めてしまえば毎月迷わずにすみます。

まずは今の請求書の番号を並べてみて、形がそろっているか、重複や飛びがないかを確かめるところから始めてみてください。