見積書を送ったあと、催促メールは何日後に送ればいいのか

見積書を送ったあと、相手から返事がない。

3日くらい待った方がいいのか。

1週間くらい待つべきなのか。

それとも、こちらから連絡しない方がいいのか。

法人営業をしていると、こうした場面はよくあります。

私も20年以上、法人営業に携わる中で、

「見積書を送ったあと、いつ連絡するか」

を考える場面が何度もありました。

ただ私は、連絡するタイミングを　「何日経ったか」だけでは決めない　ようにしています。

まず、商談で何を話したのかを確認する

例えば、見積書を送る前の商談で、

「社内で確認して来週には連絡します」

と言われていた場合と、

「一度見積書を送ってください」

だけで終わっていた場合では、その後の連絡の仕方は変わると思います。

前者であれば、相手から聞いている予定があります。

後者であれば、いつ頃検討されるのかまでは分かりません。

同じ「見積書を送って5日経った」という状況でも、そこまでの商談経緯によって意味は違うということです。

そのため私は、カレンダーを見る前に、

「最後の商談で、相手と何を話して終わったのか」

を一度確認するようにしています。

返事がない理由を、こちらで決めつけない

見積書を送って返事がないと、

「価格が高かったのかな」

「他社に決まったのかな」

「もう興味がなくなったのかな」

と考えてしまうことがあります。

もちろん、その可能性もあると思います。

一方で、社内で確認しているのかもしれません。

担当者だけでは判断できないのかもしれません。

まだ見積書を詳しく確認できていないのかもしれません。

ただ、本当の理由はこちらには分かりません。

だから私は、

「返事がない＝○○だろう」

と決めつけてメールを書かないようにしています。

分からないことは、分からないままにしておく。

そのうえで、こちらから何ができるかを考えます。

「何日後か」より、「なぜ今連絡するのか」

もちろん、連絡する日数も大切です。

翌日に何度も連絡すれば、相手によっては急かされているように感じるかもしれません。

逆に、あまり長く間を空ければ、そのまま商談が止まってしまうこともあります。

ただ私は、

「3日後なら正解」「1週間後なら遅い」

というようには考えていません。

それよりも、

「なぜ今、このタイミングで連絡するのか」

を考えます。

例えば、

「先日お送りした見積書について、ご不明な点がないか確認したい」

「社内での検討に必要な資料があれば用意できることを伝えたい」

「前回の商談で確認するとお伝えした内容について回答したい」

などです。

単に「返事がないから連絡する」のではなく、

相手が次に判断するために、こちらからできることはないか。

私はそこから考えることが多いです。

「その後いかがでしょうか」だけで終わらせない

見積書を送ったあと、

「先日お送りしたお見積りについて、その後いかがでしょうか」

と連絡することがあります。

この文章自体が悪いわけではありません。

私も状況によっては使います。

ただ、これだけだと相手は、

「検討中です」

「まだ確認できていません」

としか返しにくい場合があります。

そこで私は、もう一つだけ返信の入口を作れないか考えます。

例えば、

「内容についてご不明な点などございましたら、お知らせください」

「社内でのご検討にあたり、追加で必要な資料などございましたらお申し付けください」

などです。

質問をたくさん並べる必要はありません。

相手が何と返せるのかを一つ考えておく。

それだけでも、次の会話につながりやすい文章になると思っています。

同じ5日後でも、送るメールは変わる

ここが、今回一番お伝えしたいところです。

同じ、

「見積書を送って5日経ったけれど、返信がない」

という状況でも、

そこまでにどんな商談をしたのか。

相手から何を聞いているのか。

こちらから何を伝えているのか。

次に何を確認したいのか。

によって、連絡するタイミングも文章も変わります。

そのため私は、営業メールを考える時に、

「何日後に送ればいいか」だけではなく、「この商談なら、今何を送るか」

まで考えるようにしています。

日数は目安。商談の流れは一件ずつ違う

「結局、何日後がいいの？」

と思われるかもしれません。

私は、すべての商談に当てはまる日数を決めるのは難しいと思っています。

商談の中で次の連絡時期を決められるのであれば、それが一番分かりやすいです。

決まっていない場合は、

最後に何を話したのか。

相手は次に何を判断するのか。

こちらから今、何を提供できるのか。

この3つを整理してから、連絡するタイミングを考えます。

見積書を送ったあとに大切なのは、

「何日待ったか」だけではなく、「次に話せる理由があるか」

だと私は考えています。

見積書を送ることが、商談の終わりではありません。

その先に、もう一度話せる状態をどう作るか。

私はそこまで含めて、見積書を送ったあとの営業だと思っています。

見積書を送ったあとのメールで迷っている方へ

「見積書を送ったけれど、いつ連絡すればよいか迷っている」

「もう一度メールを送りたいけれど、催促のようにならないか心配」

そんな実際の商談がありましたら、見積提出までの経緯やこれまでのやり取りを確認しながら、連絡するタイミングと次に送る一通を一緒に考えています。

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