営業メールに返信がない時、2通目は何と送ればいいのか

営業メールを送ったものの、返信がない。

数日待ってみたけれど連絡がない時、

「もう一度送っても大丈夫だろうか」

「しつこいと思われないだろうか」

「2通目は何と書けばいいのだろう」

と迷うことがあります。

私も20年以上、法人営業に携わる中で、こうした場面を何度も経験してきました。

そんな時、私がまず考えるのは、

「1通目と同じ内容を、もう一度送ろうとしていないか」

ということです。

返信がない理由を、こちらで決めない

営業メールに返信がないと、

「興味がなかったのかもしれない」

「他社に決まったのかもしれない」

「忙しくて確認できていないのかもしれない」

など、いろいろなことを考えてしまいます。

もちろん、そのどれかかもしれません。

ただ、相手に確認しない限り、本当の理由は分かりません。

私は営業をしている中で、相手の状況をこちらの想像だけで決めないことを大切にしています。

返信がないという事実と、その理由は分けて考える。

そのうえで、

「今、こちらからできることは何だろう」

と考えるようにしています。

1通目と同じ質問を繰り返さない

例えば、1通目で、

「その後、ご検討状況はいかがでしょうか」

と送って返信がなかったとします。

数日後、2通目でも、

「その後、ご検討状況はいかがでしょうか」

と送る。

文章としては丁寧ですし、間違っているわけではありません。

ただ、相手から見ると、答える内容は1通目とほとんど変わっていません。

だから私は2通目を送る時、

「前のメールと何を変えるか」

を考えます。

新しく伝えられる情報はないか。

相手が判断するために不足しているものはないか。

質問をもう少し答えやすくできないか。

こちらから用意できる資料や情報はないか。

何か一つでも前回とは違う「今回連絡する理由」があれば、2通目の意味も変わってくると思います。

2通目を考える時、私は1通目をもう一度読み返す

では、実際に2通目を考える時にどうするのか。

私の場合は、まず1通目をもう一度読み返します。

① 1通目で何を伝えたのか

② 相手に何を確認しようとしたのか

③ 今回、新しく伝えられることはあるか

この3つを整理します。

そのうえで、

「ご不明な点などございましたら、お知らせください」

「社内でご説明される際に、追加で必要な資料がございましたらお送りします」

など、その商談に合わせて伝える内容を考えます。

もちろん、すべての商談でこのような文章が適しているわけではありません。

私が大切にしているのは、使える定型文を探すことより、

「1通目に返信がなかった相手に、同じことをもう一度聞いていないか」

を確認することです。

そして、

「この相手なら、今どんな内容であれば返信しやすいだろう」

と考えてから文章にするようにしています。

2通目だからといって、詳しく書く必要はない

返信がないと、

「説明が足りなかったのではないか」

と思い、2通目にたくさんの情報を入れたくなることもあります。

ですが、私は必ずしも文章を長くしたり、情報を増やしたりすればよいとは考えていません。

むしろ、

「今回のメールで、相手に何を確認したいのか」

をできるだけ明確にすることを意識しています。

伝えたいことを増やしすぎると、相手も「何に返事をすればいいのだろう」と迷ってしまうことがあります。

2通目だからこそ、たくさん伝えるのではなく、

次の会話につながる一つのきっかけをつくる。

私はそのくらいの感覚で考えています。

返信をもらうことだけを目的にしない

営業メールを送る以上、返信をいただければもちろん嬉しいです。

ただ、私は2通目を考える時に、返信をもらうことだけを目的にしないようにもしています。

本当に知りたいのは、

「この商談を次にどう進めればよいのか」

だからです。

まだ検討中なのか。

何か判断材料が足りないのか。

今は時期が合わないのか。

あるいは、しばらくこちらから連絡しない方がよいのか。

どのような返信になるかは、送ってみなければ分かりません。

それでも相手の状況が少し分かれば、こちらも次にどう動くかを考えることができます。

私はそれも、営業メールを送る意味の一つだと考えています。

2通目は「催促」ではなく、次の会話のきっかけ

返信がない相手にもう一度メールを送る時、

「催促にならないだろうか」

と心配になることがあります。

そんな時、私は、

「返事をください」と求めるメールではなく、次の会話のきっかけになる一通にできないか

と考えるようにしています。

1通目に返信がなかったからといって、2通目を送ってはいけないわけではありません。

一方で、同じ内容を何度も送ればよいとも思いません。

だからこそ2通目を送る前に、

なぜ今、もう一度連絡するのか。

前回のメールと何が違うのか。

この二つを一度考えてみる。

それだけでも、次に送る一通は少し変わってくると思います。

実際の営業メールで迷っている方へ

「営業メールを送ったけれど返信がない」

「2通目を送りたいけれど、何と書けばよいか迷っている」

そんな実際の商談がありましたら、1通目の内容やこれまでの商談状況を確認しながら、次に送る一通を一緒に考えています。

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