商談後に返信がない時、追客メールで私が気をつけていること

法人営業をしていると、

商談後にお礼のメールを送った。

見積書や資料も送った。

でも、その後なかなか返信がない。

そんな場面があります。

数日経つと、

「メールを見てもらえているかな」

「そろそろ確認した方がいいかな」

と気になってきます。

さらに時間が経つと、

「何か連絡しないと、このまま商談が終わってしまうのでは」

と焦ることもあります。

私自身、20年以上法人営業に携わっていますが、こういう時ほど、送る文章には気をつけるようにしています。

なぜなら、こちらは「確認」のつもりでも、相手には「催促」に感じられてしまうことがあるからです。

「その後いかがでしょうか」だけでは終わらせない

例えば、

「先日お送りしましたお見積書につきまして、その後のご検討状況はいかがでしょうか。ご確認のほどよろしくお願いいたします。」

丁寧な文章ですし、間違ったメールだとは思いません。

私自身も、状況によって似た表現を使うことはあります。

ただ、私はできるだけ、この内容だけで追客メールを終わらせないようにしています。

理由はシンプルです。

このメールを受け取った相手からすると、

「まだ決まっていません」

くらいしか返すことがないからです。

忙しい時であれば、

「まだ決まっていないから、後で返そう」

となり、そのまま返信するタイミングを失ってしまうこともあると思います。

それなら、相手が返信しやすくなる材料を一つ添えた方がいい。

私はそう考えています。

「返信してください」ではなく、こちらからできることを添える

例えば、見積書を送った後であれば、

「お見積り内容について、ご不明な点などございませんでしょうか」

と聞いてみる。

社内で検討されているのであれば、

「社内でご説明される際に、追加で必要な資料などございましたらお申し付けください」

と伝えてみる。

日程の問題で止まっているのであれば、

「今後のスケジュールについて、こちらで調整できることがございましたらお気軽にお知らせください」

と添える。

大きなことではありません。

でも、

「返事をください」というメールと、「何かこちらでできることはありませんか」というメールでは、受け取る側の感じ方が少し違う

と思っています。

私自身、営業メールを書く時には、この違いを大切にしています。

「お忙しいところ恐れ入ります」を入れればいいわけでもない

相手への配慮として、

「お忙しいところ恐れ入りますが」

「ご多忙のところ恐縮ですが」

と書くことがあります。

私自身もよく使います。

ただ、この一文を入れたから相手への配慮ができている、とは考えないようにしています。

例えば、

「お忙しいところ恐れ入りますが、ご回答いただけますでしょうか」

と書けば、文章は丁寧です。

でも、相手に求めていることは「回答してください」ということに変わりありません。

私が大切にしているのは、敬語を増やすことではなく、

「相手が今、何なら答えやすいだろう」

と考えることです。

文章を丁寧にすることと、相手が返信しやすい文章にすることは、少し違うと思っています。

返信がない時ほど、聞きたいことを増やしすぎない

返信がないと、こちらとしては確認したいことが増えてきます。

「見積書はご覧いただけましたか」

「社内でご検討いただけましたか」

「ご不明な点はございませんか」

「いつ頃ご回答いただけそうでしょうか」

聞きたいことはいくつもあります。

でも、それを一度のメールですべて聞いてしまうと、相手にとっては返信すること自体が一つの仕事になってしまいます。

ですから私は、

「今回のメールで、何を一つ確認したいのか」

を考えるようにしています。

一言でも返しやすい内容にする。

その返信から、また次の会話を始めればいいと思っています。

こちらが知りたいことばかりになっていないか

追客メールを書いていると、

「その後どうなりましたか」

「いつ決まりそうですか」

「検討状況を教えてください」

と、こちらが知りたいことが文章の中心になってしまうことがあります。

もちろん営業ですから、私も返事は欲しいです。

商談も前に進めたい。

でも、そんな時ほど一度、

「このメールを受け取った相手は、何と返せばいいだろう」

と考えるようにしています。

もし自分でも返事に困る文章になっていたら、少し書き直します。

そしてもう一つ考えるのが、

「この商談は今、何が決まらなくて止まっているのだろう」

ということです。

文章だけを直しても、商談が止まっている理由までは変わらないことがあります。

社内説明の材料が足りないのであれば、必要なのは催促ではなく資料かもしれません。

予算で止まっているのであれば、確認すべきことは別にあるかもしれません。

決裁者への説明で止まっているのであれば、こちらから補足できることがあるかもしれません。

だから私は、追客メールを書く時も、文章だけではなく、その後ろにある商談の状況を一度考えるようにしています。

追客は、止まった会話をもう一度始めるきっかけ

前回の記事で、私は追客について、

「止まっている会話を、もう一度始めるきっかけを作ること」

と書きました。

今回も考え方は同じです。

返信が来ない。

だから、もう一度返事を求める。

ではなく、

返信が来ない。

だから、

「今、この相手ともう一度会話を始めるためには、何を伝えればいいだろう」

と考えてみる。

もちろん、どんなに考えてメールを送っても返信がないことはあります。

営業なので、すべてが思い通りに進むわけではありません。

だからこそ、相手を追い込む文章ではなく、また話せる余白を残しておきたい。

私はそう考えています。

もし今、

「商談後に返信がない」

「見積書を送ってから連絡が止まっている」

「もう一度メールを送りたいけれど、催促のようにならないか迷っている」

そんな商談があれば、メールを送る前に一度、

「自分は何を聞きたいか」ではなく、「相手は何なら答えやすいか」

を考えてみてください。

そして、

「この商談は今、何が決まらなくて止まっているのか」

も一緒に整理してみる。

それだけでも、次に送る一通は少し変わってくると思います。

それでも「何と送ればいいのだろう」と迷う時は、これまでの商談状況や相手とのやり取りを整理しながら、次に送る一通を一緒に考えるお手伝いもしています。

強く売り込むのではなく、相手との関係を大切にしながら、「次の会話」につながる一通を一緒に考えていければと思っています。