営業メールは文章力より「相手が返信しやすいか」で考える

営業メールを考えながら作成していると、

「もう少し丁寧な文章にした方がいいかな」

「この表現だと失礼にならないかな」

「もう少しきれいな文章にした方がいいかな」

と、文章そのものが気になることがあります。

もちろん、相手に失礼のない文章を書くことは大切です。

ただ、私は営業メールを作る時、文章をきれいに整えること以上に、

「相手が返信しやすい内容になっているか」

を考えるようにしています。

丁寧なのに、返信しにくいメール

例えば、商談後にこんなメールを送ったとします。

「先日はお忙しい中、お時間をいただきありがとうございました。

先日ご提案させていただきました件につきまして、その後のご検討状況はいかがでしょうか。

お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。」

文章としては、特におかしくありません。

丁寧ですし、失礼な表現でもないと思います。

ただ、受け取った相手からすると、

「何と返信すればいいだろう」

となることがあります。

まだ社内で話せていないかもしれません。

ほかの案件が忙しく、検討が止まっているかもしれません。

上司の判断を待っているのかもしれません。

あるいは、何か気になっていることがあって、判断できずにいるのかもしれません。

こちらには、本当の理由は分かりません。

だから私は、

「検討状況を教えてください」

と聞くだけではなく、

「相手が今、何なら返信できるだろう」

と考えるようにしています。

相手が返せる「入口」をつくる

例えば、

「ご検討にあたり、ご不明な点はございませんでしょうか」

「社内でのご検討に必要な資料などございましたら、お申し付けください」

「内容について補足が必要でしたら、改めてご説明いたします」

といった一文を添えることがあります。

こうすると、

「まだ検討中です」

だけではなく、

「この部分をもう少し教えてほしい」

「社内説明用の資料がほしい」

「一度打ち合わせをしたい」

など、相手が返信できる入口が少し増えます。

もちろん、このような文章にすれば必ず返信が来るわけではありません。

相手の状況によっては、すぐに返信できないこともあります。

それでも、

こちらが知りたいことだけを書くのではなく、相手が何と返せるかまで考えておく。

これは営業メールを作るうえで、大切なことだと私は考えています。

一通のメールに、いろいろ詰め込みすぎない

もう一つ、私が気をつけていることがあります。

それは、

一通のメールで、あれもこれも確認しようとしないことです。

例えば、

「見積書はいかがでしたか」

「社内で検討いただけましたか」

「予算はいかがでしょうか」

「導入時期は決まりましたか」

「次回のお打ち合わせはいかがでしょうか」

と一度に聞かれると、受け取った相手も、どこから答えればいいのか迷ってしまいます。

私自身、営業メールを作る時は、

「今回、このメールで次にどんな会話ができればいいのか」

をできるだけ一つに絞るようにしています。

商談を一通のメールですべて前に進めようとするのではなく、

まず一つ、相手が返しやすい問いかけをする。

その返信から、また次の会話を考える。

私はそのくらいの感覚で営業メールを考えています。

営業メールは「送ること」が目的ではない

営業をしていると、

「そろそろメールを送らなければ」

と思うことがあります。

ただ、メールを送ること自体が目的になってしまうと、

「その後いかがでしょうか」

「ご検討状況はいかがでしょうか」

という確認だけのメールになりやすいように思います。

私はメールを送る前に、

「このメールを読んだ相手と、次にどんな会話をしたいのか」

を一度考えるようにしています。

日程を決めたいのか。

不明な点がないか確認したいのか。

社内検討に必要なものを確認したいのか。

それによって、書く内容も変わってきます。

営業メールは、きれいな文章を書くためのものではなく、

相手との次の会話をつくるためのもの。

私はそう考えています。

営業メールを書いていて、

「丁寧には書けているけれど、これで返信しやすいだろうか」

「相手に何を聞けばいいのだろう」

と迷うこともあると思います。

そんな時は、文章だけを見るのではなく、

「相手が今どんな状況にいるのか」

「このメールに何と返信できるのか」

「その返信から、どんな会話につなげたいのか」

を一度整理してみると、書く内容が少し変わってくるかもしれません。

私自身、20年以上法人営業に携わる中で、今でも一通のメールを作る時には、この部分を大切にしています。

もし今、送ろうとしている営業メールや追客メールについて、

「この文章で送って大丈夫かな」

「催促のように感じられないかな」

「もう少し返信しやすい文章にできないかな」

と迷っていましたら、商談状況やこれまでのやり取りを整理しながら、次に送る一通を一緒に考えています。

文章をきれいにするだけではなく、その先にどんな会話をつくるかまで考えながら添削します。

▼営業メール・追客文の添削はこちら

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