楽天出店初期｜発送通知メールを送る前に確認したい3つ

発送通知メールは、商品を楽しみに待っているお客様へ配送状況を伝える大切な連絡です。

内容に間違いがあると、お客様が荷物を確認できず、問い合わせにつながることがあります。

今回は、楽天出店初期の店舗さんが、発送通知メールを送る前に確認したい3つをご紹介します。

1．商品の発送が完了しているか確認する

最初に、配送会社へ荷物の引き渡しが完了しているか確認しましょう。

・商品が出荷場所に残っていないか

・配送会社へ引き渡し済みか

・発送予定日と実際の発送日が合っているか

・複数の商品をすべて発送したか

・別送になる商品がないか

発送前にメールを送ると、お客様が配送状況を確認できず、不安を感じることがあります。

メーカー直送商品や複数の倉庫から発送する商品は、それぞれの出荷状況を確認してから案内しましょう。

一部の商品だけを発送した場合は、発送済みの商品と、これから届く商品を分けて伝えることが大切です。

2．配送会社とお問い合わせ番号を確認する

発送通知メールに記載する配送情報に間違いがないか確認しましょう。

・配送会社名

・お問い合わせ番号

・配送状況を確認する方法

・お届け予定日

・複数口で発送する場合の個数

番号の入力ミスや配送会社の選択間違いがあると、お客様が正しい配送状況を確認できません。

メールを送る前に、番号の桁数や送り状の内容と合っているか見直しましょう。

3．お客様に必要な案内が入っているか確認する

配送情報だけでなく、受け取りに必要な案内も分かりやすく記載しましょう。

・配送状況が反映されるまで時間がかかる場合があること

・不在時の再配達方法

・複数の商品が別々に届く場合の案内

・大型商品の受け取りに関する注意

・問い合わせ先

すべての商品に同じ文章を使うと、その商品には必要のない案内が入ることがあります。

配送方法や商品の大きさに合わせて、メールの内容を確認しましょう。

まとめ

発送通知メールを送る前に確認したいのは、次の3つです。

・商品の発送が完了しているか確認する

・配送会社とお問い合わせ番号を確認する

・お客様に必要な案内が入っているか確認する

正確な発送通知メールは、お客様の不安を減らし、配送に関する問い合わせの予防にもつながります。

まずは現在使用しているメールの文章と、実際の配送方法が合っているか確認してみましょう。

私は楽天市場の店舗運営に約25年携わってきました。

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