楽天出店初期｜出荷ミスを防ぐために決めたい3つ

楽天市場の注文が増えると、商品の入れ間違い、数量の間違い、送り先の間違いなど、出荷ミスが起こる可能性も高くなります。

特にセールや「5と0のつく日」など注文が集中する日は、複数の注文画面や伝票を同時に開き、作業が混ざってしまうことがあります。

出荷ミスを防ぐためには、注意するだけでなく、確認する順番や方法を決めておくことが大切です。

今回は、出荷ミスを防ぐために決めたい3つをご紹介します。

1．一件ずつ作業を完了させる

最初に決めたいのは、一件の注文をどこまで処理してから次の注文へ進むかです。

複数の注文画面や発注画面を同時に開くと、別のお客様の商品や数量を入力してしまうことがあります。

注文内容を確認したら、

・商品を用意する

・数量を確認する

・送り先を確認する

・送り状を作成する

・出荷できる状態にする

というように、一件ずつ決まった順番で進めましょう。

途中で別の注文へ移る必要がある場合は、どこまで作業が終わっているのか分かるようにしておくことも大切です。

2．間違いやすい項目を決めて確認する

すべての項目を同じように見るのではなく、間違いやすいところを決めて確認します。

特に確認したいのは、

・商品番号

・色やサイズ

・注文数量

・お届け先

・配送方法

・お届け希望日

などです。

似た商品名や色違い、サイズ違いがある商品は、商品名だけで判断せず、商品番号やSKUも確認しましょう。

同じ商品を1点注文されたのか、2点注文されたのかなど、数量の確認も欠かせません。

確認する項目を一覧にしておくと、忙しい日でも同じ順番で確認しやすくなります。

3．出荷済みにするタイミングを統一する

注文の処理状況と実際の出荷状況が合っていないと、二重に出荷したり、反対に出荷を忘れたりする原因になります。

送り状を作成した時点で出荷済みにするのか、配送会社へ荷物を渡したあとに変更するのか、店舗内でタイミングを統一しましょう。

また、作業の途中で止まっている注文と、出荷が完了した注文が、ひと目で分かる状態にしておくことも大切です。

複数の担当者で作業する場合は、誰が処理したのかも残しておくと確認しやすくなります。

まとめ｜出荷作業の順番と確認方法を決めよう

出荷ミスを防ぐために決めたいのは、次の3つです。

・一件ずつ作業を完了させる

・間違いやすい項目を決めて確認する

・出荷済みにするタイミングを統一する

注文が多い日ほど、急いで作業を進めたくなります。

しかし、出荷ミスが起きると、お客様への連絡や商品の再送、返送の手配など、さらに多くの時間が必要になります。

まずは一件ずつ作業を完了させ、商品番号・数量・送り先を確認する流れを決めておきましょう。

私は楽天市場の店舗運営に約25年携わり、受注確認から出荷までの流れを整えながら、店舗運営の改善に取り組んできました。

「出荷作業でミスが起きているけれど、どこから見直せばよいか分からない」という方へ。

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