楽天出店初期｜毎日の運営業務を減らすために見直したい3つ

楽天市場の店舗運営では、受注確認、問い合わせ対応、在庫確認、商品登録、ページ更新など、さまざまな作業が発生します。

毎日忙しく作業しているのに、売上を伸ばすための改善に時間を使えないという店舗さんも少なくありません。

作業時間を減らすためには、急いで作業するのではなく、仕事の進め方そのものを見直すことが大切です。

今回は、毎日の運営業務を減らすために見直したい3つをご紹介します。

1．繰り返している作業を書き出す

最初に、毎日や毎週繰り返している作業を書き出してみましょう。

たとえば、

・注文内容の確認

・お客様へのメール送信

・問い合わせへの返信

・在庫の確認

・商品情報の更新

・クーポンやイベントの準備

などがあります。

どの作業に、どれくらい時間がかかっているかも一緒に確認します。

一つひとつは短い作業でも、毎日繰り返すことで大きな負担になっている場合があります。

まずは、時間がかかっている作業と、同じ内容を何度も行っている作業を見つけることが大切です。

2．まとめてできる作業を決める

作業が発生するたびに対応していると、その都度画面を開いたり、内容を確認したりする時間がかかります。

すぐに対応する必要がない作業は、時間や曜日を決めてまとめて行いましょう。

たとえば、

・在庫確認は週に2回

・商品情報の修正は午前中にまとめる

・イベントの準備は開始日から逆算する

・売上数字の確認は決まった曜日に行う

などです。

似た作業をまとめることで、画面や作業内容を切り替える回数を減らせます。

ただし、注文やお客様からの問い合わせなど、早めの対応が必要なものまで後回しにしないよう、分けて考えることが必要です。

3．定型文と確認表を作る

同じようなメールや確認作業を毎回一から行うと、時間がかかるだけでなく、入力漏れや確認漏れも起こりやすくなります。

よく使うメールは定型文を用意し、出荷や商品登録などは確認する項目を一覧にしておきましょう。

たとえば、

・納期のお知らせ

・送料についての案内

・欠品時の連絡

・出荷前の確認項目

・商品登録時の確認項目

などです。

基本の文章や確認表を作っておけば、注文や商品に合わせて必要な部分だけを変更できます。

担当者が変わった場合でも、同じ手順で作業しやすくなることもメリットです。

まとめ

毎日の運営業務を減らすために見直したいのは、次の3つです。

1．繰り返している作業を書き出す

2．まとめてできる作業を決める

3．定型文と確認表を作る

忙しいときほど、目の前の作業を終わらせることだけに時間を使ってしまいがちです。

まずは毎週繰り返している作業をひとつ選び、まとめてできないか、定型化できないかを考えてみましょう。

少しずつ作業時間を減らすことで、商品ページの改善や販売計画など、売上につながる仕事へ時間を使いやすくなります。

「自分の店舗は、どこから見直せばいいのか分からない」という方には、現在の状況を確認し、改善点を3つに絞ってお伝えしています。