記帳代行を頼む前に｜これだけやっておくと早く正確になる準備

「記帳代行を頼みたいけれど、レシートの整理ができていない…」

「準備が大変そうで、なかなか依頼に踏み切れない」

そんな方も多いのではないでしょうか。

記帳代行は、整理が苦手な方や時間がない方のためのサービスです。

完璧に準備していただく必要はありません。

ただ、ほんの少しの準備をしていただくだけで、

・納品までの期間が短くなる

・確認のやりとりが減る

・記帳の正確さが上がる

という大きなメリットがあります。

今回は、依頼前にやっておくと効果的な準備を、手軽にできるものに絞ってご紹介します。

■準備1　レシート・領収書を1か所にまとめる

財布の中、カバンのポケット、机の引き出し…。

レシートがあちこちに散らばっていると、送り忘れが出やすくなります。

まずは、箱や封筒など1か所に集めるだけでOKです。

日付順に並べたり、月ごとに分けたりする必要はありません。

■準備2　プライベートのレシートを除く

事業用とプライベート用のレシートが混ざっていると、一枚ずつ確認が必要になり、時間がかかってしまいます。

明らかにプライベートのもの（家族の食料品、個人的な買い物など）は、送る前に除いておいてください。

判断に迷うものは、無理に分けずにそのままお送りいただき、「これは迷っています」と一言添えていただければ大丈夫です。

■準備3　文字が読めるように撮影する

スマホでの撮影で問題ありませんが、次の3つが読み取れるかだけ確認してください。

・日付

・金額

・お店の名前

▼撮影のコツ

・明るい場所で、影が入らないように撮る

・レシートの端が切れないように撮る

・感熱紙で文字が薄くなったものは、早めに撮影しておく

1枚の写真に数枚並べて撮っていただいても構いません。

ただし、レシート同士が重ならないようにご注意ください。

■準備4　用途が分かりにくいものにメモを添える

レシートを見ただけでは、何に使ったのか分からないものがあります。

・ホームセンターでの買い物（事業用の資材？自宅用？）

・飲食店のレシート（打ち合わせ？個人の食事？）

・手書きの領収書（但し書きが「お品代」のもの）

こうしたものは、

「打ち合わせ　○○様と2名」

「店舗の棚の材料」

など、簡単なメモを添えていただけると、正確な勘定科目で記帳できます。

付箋に書いて一緒に撮影していただくのが手軽でおすすめです。

■準備5　通帳・カード明細もそろえる

記帳に必要なのは、レシートだけではありません。

・事業用の通帳（またはネットバンクの入出金明細）

・事業で使っているクレジットカードの利用明細

・売上が分かる資料（請求書、売上表など）

レシートをなくしてしまった取引も、通帳や明細から確認できることがあります。

あわせてご用意いただくと、記帳漏れを防ぐことができます。

■準備6　記帳してほしい期間を決めておく

「今年1月〜12月分」

「先月分だけ」

など、依頼したい期間をあらかじめ決めておくと、必要な資料の範囲がはっきりします。

期間外のレシートが混ざっていても、こちらで除外しますのでご安心ください。

■準備7　前年の帳簿や決算書があれば共有する

前年に記帳や確定申告をしている場合は、

・前年の決算書（青色申告決算書・収支内訳書）

・前年の帳簿データ

があると、勘定科目の付け方をそろえることができます。

毎年の帳簿で科目がバラバラにならず、比較しやすい帳簿になります。

■完璧でなくても大丈夫です

ここまでいくつかご紹介しましたが、すべてそろっていなくても依頼は可能です。

「準備1と2だけやってみた」

「メモは書けなかった」

という状態でも、まずはお気軽にご相談ください。

資料の量や状態によっては、整理に時間がかかり、納品までに少しお時間をいただく場合があります。その際は事前にご相談させていただきます。

■まとめ

記帳代行を頼む前の準備は、

1．レシートを1か所にまとめる

2．プライベートのものを除く

3．文字が読めるように撮影する

4．分かりにくいものにメモを添える

5．通帳・カード明細もそろえる

6．期間を決める

7．前年の資料があれば共有する

この中でできるものだけでも、記帳がぐっとスムーズになります。

「レシートがたまってきた」「確定申告前に慌てたくない」という方は、どうぞお気軽にご相談ください。