領収書は月別？経費別？記帳がスムーズになる整理のコツ

こんにちは！

今回は、個人事業主さんや副業をされている方に向けて、領収書やレシートの整理方法についてお話ししたいと思います。

日々のお仕事で発生する領収書やレシート、皆さんはどのように保管していますか？

「とりあえず封筒にまとめている」

「お財布に入れっぱなしになっている」

「確定申告の時期にまとめて整理している」

という方もいらっしゃるのではないでしょうか。

実は、領収書の整理方法を少し工夫するだけで、日々の記帳作業がぐっとスムーズになることがあります。

今回は、私が税理士事務所で勤務していた際の経験も交えながら、整理のコツをご紹介します。

① まずはプライベートと事業用を分けましょう

領収書の整理で、まず意識したいのがプライベートの支出と事業用の支出を分けることです。

例えば、スーパーで購入したものでも、事業で使用するものと家庭で使用するものでは、会計上の扱いが異なります。

同じレシートに両方が含まれている場合は、事業用の品物に印をつけておくと、後から確認しやすくなります。

購入したときは覚えていても、数か月後には「これ、何に使ったんだっけ？」となることも。

ちょっとしたメモが、後々の作業を助けてくれます。

② 領収書は月別？それとも経費別？

領収書の整理方法として、月別にまとめる方法と、内容（勘定科目）別にまとめる方法があります。

月別に整理すると、いつ発生した支出なのかが分かりやすく、月ごとの確認にも便利です。

一方、内容別に整理すると、何のために使った経費なのかが把握しやすくなります。

例えば、

消耗品費（文房具、事務用品など）

旅費交通費（電車代、タクシー代など）

接待交際費（取引先への贈答品など）

といった分け方です。

ただし、勘定科目を正確に判断するのは難しいこともあります。

その場合は「文房具」「交通費」「取引先への手土産」など、用途が分かるようにしておくだけでも十分役立ちます。

③ 税理士事務所で実際にありがたかった整理方法

私は税理士事務所で7年間勤務していましたが、その中でとても印象に残っているお客様がいらっしゃいます。

その方は、領収書を内容（勘定科目）別にチャック付きの袋へ分けて、毎回送ってくださっていたのです。

これが本当にありがたくて・・・！

領収書を見ただけでは「これは何に使ったものだろう？」と悩むこともありますし、お客様に確認が必要になることもあります。

ところが、あらかじめ内容別に分けていただいていると、用途を判断する手がかりになるため、確認にかかる時間を減らせることがありました。

その分、記帳作業もスムーズに進められます。

もちろん、月別の整理が適している場合もありますし、依頼先によって希望する方法も異なります。

大切なのは、後から見ても支出の内容が分かるようにしておくこと。

これだけでも、経理担当者としてはとても助かります。

④ ちなみに、レシート1枚＝仕訳1行とは限りません

少し余談になりますが、実はレシート1枚でも、記帳の際に複数行の入力が必要になることがあります。

例えば、取引先への手土産のお菓子と、事業用の文房具を一緒に購入した場合。

それぞれ異なる勘定科目や消費税率で処理することがあるため、レシートが1枚でも複数の仕訳になる場合があります。

また、袋代なども購入目的によって扱いが異なることがあります。

そのため、購入内容が分かるレシートは、できるだけそのまま保管しておくと安心です。

⑤ まとめ

領収書の整理は、必ずしも完璧に行う必要はありません。

まずはプライベートと事業用を分け、何のために使った支出なのか分かるようにしておくことから始めてみてください。

少しの工夫が、日々の経理や確定申告の準備を楽にしてくれるはずです。

そして、「領収書は整理できているけれど、記帳する時間がない！」 という方は、記帳代行サービスの利用もぜひご検討ください。

経理・会計業務約13年、うち税理士事務所で7年間携わってきた経験を活かし、丁寧かつスピーディーな記帳を心がけています。

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