レシート・領収書の正しい保管方法｜やってはいけないNG例も紹介

「確定申告のときに慌ててレシートを探した」

「レシートをどこに置いたかわからなくなった」

「うっかり捨ててしまった」

記帳をしている方なら、一度はこのような経験があるのではないでしょうか。

レシートや領収書は、事業に関する支出を確認するための大切な書類です。

普段からきちんと整理しておくことで、記帳や確定申告の際に必要な資料を探す手間を減らすことができます。

今回は、個人事業主やフリーランスの方に向けて、レシート・領収書の基本的な保管方法と、やってしまいがちなNG例をご紹介します。

 なぜレシート・領収書の保管が大切なのか

レシートや領収書は、事業に関する支出の内容を確認するための重要な書類です。

たとえば、

 ・確定申告で経費を計上するときの確認資料になる

 ・帳簿に記載した内容と支出の内容を確認できる

 ・後から「何に使ったお金なのか」を確認できる

 ・税務調査などの際に、取引内容を確認する資料になる

といった役割があります。

せっかく帳簿をきちんと作成していても、領収書などの資料が整理されていなければ、後から内容を確認するのに時間がかかってしまいます。

記帳をスムーズにするためにも、レシート・領収書は普段から整理しておくことが大切です。

レシート・領収書のおすすめ保管方法

 1．受け取ったら早めに整理する

レシートを財布やカバンに入れたままにしておくと、気づかないうちに増えてしまいます。

特に感熱紙のレシートは、時間が経つと印字が薄くなってしまうことがあります。

受け取ったらそのまま放置せず、決めた場所に保管する習慣をつけましょう。

紙で保管する場合は、封筒やクリアファイルなどを利用すると整理しやすくなります。

 2．月ごとにまとめておく

レシートや領収書を月ごとに分けておくと、後から確認しやすくなります。

たとえば、

 ・1月分

 ・2月分

 ・3月分

というように、月単位で整理しておく方法です。

事業用とプライベート用の支出が混ざっている場合は、受け取った段階で分けておくと、後から仕分ける手間を減らせます。

 3．用途がわかりにくいものにはメモを残す

レシートを見ただけでは、「何のために使ったのか」がわからない支出もあります。

そのような場合は、後から確認できるように簡単なメモを残しておきましょう。

たとえば、

 「○○社との打ち合わせ」

 「仕事用の消耗品」

 「○○案件で使用」

など、一言書いておくだけでも確認しやすくなります。

特に、飲食代や取引先との支出などは、利用目的がわかるようにしておくと安心です。

 4．保存期間を確認する

帳簿や領収書などの保存期間は、すべて一律ではありません。

個人事業主の場合、帳簿や書類の種類、申告方法などによって保存期間が異なります。

たとえば、国税庁では、収入金額や必要経費を記載した法定帳簿について7年間、業務に関して作成・受領した領収書などの書類について5年間とする保存期間が案内されています。青色申告の場合でも、書類によって5年間でよいものがあります。

そのため、

「青色申告だから全部7年」

「白色申告だから全部5年」

と単純に考えるのではなく、保存する書類の種類を確認しておくことが大切です。

 5．スマホで撮影して保存する場合は注意する

紙の領収書をスマホなどで撮影して、電子データとして保存する方法もあります。

ただし、単に写真を撮っておけば、紙の原本を自由に処分してよいというわけではありません。

電子帳簿保存法のスキャナ保存を利用する場合は、一定の要件を満たして保存する必要があります。スマートフォンで読み取った電子データを保存すること自体は可能ですが、保存方法にはルールがあります。

「スマホで撮影したから紙は捨てて大丈夫」と自己判断せず、電子保存の要件を確認してから対応するようにしましょう。

やってしまいがちなNG例

 NG1：レシートを財布や引き出しに放置する

レシートを財布や引き出しに溜め込んでしまうと、紛失したり、他の書類に紛れてしまったりする原因になります。

また、感熱紙の場合は印字が薄くなり、後から内容を確認できなくなることもあります。

「後でまとめて整理しよう」と思わず、受け取ったら決めた場所に保管する習慣をつけましょう。

 NG2：金額をメモしただけで原本を処分する

「金額をメモしておいたから大丈夫」と、レシートや領収書をすぐに処分するのは避けましょう。

帳簿や税務上必要となる書類については、定められた期間の保存が必要です。

電子保存に切り替える場合も、電子帳簿保存法の要件を満たしているか確認することが大切です。

 NG3：私的な支出と事業用の支出を混在させる

家族の買い物などのプライベートなレシートと、事業用のレシートが同じ財布や封筒に入っていると、後から分けるのに時間がかかります。

できるだけ受け取った段階で分けておくと、記帳するときの負担を減らせます。

 NG4：領収書の内容を確認しない

領収書を受け取ったら、

 ・宛名

 ・日付

 ・金額

 ・但し書き

 ・発行者

などの内容を確認しておきましょう。

後から内容を確認しようとしても、時間が経つと「何の支出だったのか」がわからなくなることがあります。

その場で確認できるものは、受け取ったときに確認しておくと安心です。

レシート・領収書を整理すると記帳も楽になる

レシートや領収書の整理は、記帳そのものとは別の作業に見えるかもしれません。

しかし、資料がきちんと整理されていれば、

「この支出は何だった？」

「このレシートはどこにいった？」

と後から探す時間を減らすことができます。

おすすめは、

受け取る → 整理する → 記帳する

という流れを習慣にすることです。

月ごとに整理しておけば、記帳するときにも必要な資料を探しやすくなります。

まとめ｜レシート・領収書は「ためない・混ぜない・なくさない」

レシートや領収書は、記帳や確定申告を行ううえで大切な資料です。

特に意識したいのは、

 ・受け取ったら早めに整理する

 ・月ごとに分けて保管する

 ・用途がわかりにくいものにはメモを残す

 ・事業用とプライベート用を分ける

 ・保存期間を確認する

 ・電子保存する場合はルールを確認する

という6つのポイントです。

普段から少しずつ整理しておくだけでも、確定申告前の負担を減らすことができます。

「レシートや領収書は整理しているけれど、記帳や仕訳まで手が回らない」

という方は、記帳代行を利用するのもひとつの方法です。

記帳にかかる時間を減らして本業に集中したい方は、記帳代行サービスを選択肢のひとつとして検討してみてはいかがでしょうか。