個人事業主のための帳簿の種類と使い分け

「帳簿をつけましょう」と言われても、

「そもそも、どんな帳簿が必要なの？」

「仕訳帳と総勘定元帳って何が違うの？」

と疑問に思う方も多いのではないでしょうか。

帳簿にはいくつかの種類があり、事業の内容や記帳方法によって使う帳簿も変わってきます。

今回は、個人事業主が知っておきたい代表的な帳簿の種類と、それぞれの役割についてわかりやすく解説します。

そもそも帳簿とは何のためのもの？

帳簿とは、事業で発生した売上や経費などの取引を記録しておくものです。

日々の取引を記録することで、

・ どれくらい売上があったのか

・ どのくらい経費を使ったのか

・ いくら利益が出ているのか

・ 現金や預金がどのくらいあるのか

などを確認できるようになります。

また、確定申告で作成する損益計算書や貸借対照表なども、日々の記帳がもとになります。

帳簿は、単に確定申告のためだけではなく、自分の事業のお金の流れを把握するためにも重要なものです。

個人事業主が知っておきたい主な帳簿

ここでは、代表的な帳簿を5つご紹介します。

1．仕訳帳

仕訳帳は、事業で発生した取引を、原則として発生した順番に記録していく帳簿です。

「○月○日に、事業用の消耗品を現金で購入した」

といった取引を仕訳として記録します。

仕訳帳を見ることで、

「いつ・どんな取引が・いくら発生したのか」

を時系列で確認できます。

日々の取引を記録する、いわば「取引の日記」のような帳簿です。

 2．総勘定元帳

総勘定元帳は、仕訳した取引を勘定科目ごとにまとめた帳簿です。

・ 売上

・ 通信費

・ 消耗品費

・ 旅費交通費

・ 交際費

など、勘定科目ごとの取引を確認できます。

「今年、通信費はいくら使った？」

「交際費はどのくらい発生している？」

といったことを確認したいときに役立ちます。

仕訳帳が「取引を時系列で見る帳簿」なのに対して、総勘定元帳は「勘定科目ごとに見る帳簿」と考えるとわかりやすいでしょう。

 3．現金出納帳

現金出納帳は、事業用の現金の入出金を記録する帳簿です。

現金で売上を受け取ったり、経費を現金で支払ったりする場合に、

「いくら入って、いくら出て、現在いくら残っているのか」

を確認するために使います。

特に、現金での取引が多い事業では重要な帳簿です。

4．売掛帳・買掛帳

売掛帳と買掛帳は、取引先との未回収・未払いの取引を管理するための帳簿です。

売掛帳

まだ入金されていない売上などを管理します。

買掛帳

まだ支払っていない仕入れなどを管理します。

「この取引先から、まだ入金されていない売上はいくらある？」

「この仕入先には、まだいくら支払っていない？」

といった確認に役立ちます。

5．固定資産台帳

固定資産台帳は、事業で使用する固定資産を管理するための帳簿です。

・ パソコン

・ 車両

・ 機械

・ 備品

など、固定資産に該当するものを購入した場合に、その取得価額や減価償却などを管理します。

固定資産は、購入した年に全額を経費にするのではなく、減価償却によって複数年にわたって費用計上する場合があります。

そのため、購入した後もきちんと管理しておくことが大切です。

青色申告と白色申告では何が違う？

帳簿について調べていると、「青色申告」と「白色申告」という言葉を目にすることがあります。

どちらの場合も、事業を行っている方には記帳・帳簿等の保存が必要です。

一方で、青色申告には一定の要件を満たすことで、青色申告特別控除などのメリットがあります。

白色申告の場合

白色申告では、青色申告特別控除はありません。

一方、一定の事項を記載した帳簿を作成し、保存する必要があります。

比較的シンプルな方法で記帳できるため、事業を始めたばかりの方にも取り組みやすい方法です。

青色申告の場合

青色申告では、記帳方法などの要件に応じて、青色申告特別控除を受けることができます。

現在は、主に

・ 10万円

・ 55万円

・ 65万円

の青色申告特別控除があります。

55万円の控除を受けるには、原則として複式簿記による記帳などの要件があります。

さらに65万円の控除を受けるには、55万円控除の要件に加えて、e-Taxによる申告などの追加要件を満たす必要があります。

 2027年分から青色申告特別控除が変わります

ここは、これから記帳をする方にとって重要なポイントです。

令和9年分（2027年分）の所得税から、青色申告特別控除の仕組みが見直されます。

改正後は、一定の要件を満たすことで、これまでの65万円を超える75万円の青色申告特別控除が設けられます。

また、これまで55万円だった控除についても、一定の要件を満たすことで65万円となる仕組みに変わります。

一方、簡易簿記による10万円控除についても見直しがあります。

令和9年分以後は、事業所得または不動産所得の一定の事業を行っている方で、前年分ではなく前々年分の収入金額が1,000万円を超える場合など、一定の条件に該当すると10万円の青色申告特別控除を受けられなくなる場合があります。

今回の改正は少し複雑なので、

「自分はどの控除を受けられるの？」

「今の記帳方法のままで大丈夫？」

と不安な方は、早めに確認しておくと安心です。

複式簿記と簡易な記帳の違い

青色申告について調べていると、「複式簿記」という言葉も出てきます。

簡易な記帳

取引を比較的シンプルに記録していく方法です。

家計簿のように、収入と支出を記録するイメージに近い方法と考えるとわかりやすいでしょう。

複式簿記

一つの取引を、借方と貸方の両面から記録する方法です。

たとえば、事業用の現金で消耗品を購入した場合、

「消耗品費が増えた」

だけではなく、

「現金が減った」

という側面も同時に記録します。

複式簿記による記帳では、取引をより体系的に記録できるため、貸借対照表や損益計算書の作成にもつながります。

青色申告特別控除の55万円・65万円を受ける場合には、原則として正規の簿記の原則による記帳が必要です。

会計ソフトを使うと帳簿管理がしやすくなる

帳簿にはさまざまな種類がありますが、すべてを一から手作業で作成する必要があるとは限りません。

会計ソフトを利用すると、日々の仕訳を入力することで、仕訳帳や総勘定元帳などの帳簿を作成・確認しやすくなります。

ただし、会計ソフトを使えば自動的に正しい帳簿が完成するというわけではありません。

勘定科目や取引内容を正しく入力することが大切です。

どの帳簿が必要なのかわからないときは？

ここまで読んでも、

「自分の事業には、どの帳簿が必要なんだろう？」

と思う方もいるかもしれません。

事業内容や取引の種類、申告方法などによって、必要となる帳簿や管理方法は変わります。

また、複式簿記による記帳は、最初は「借方・貸方」の考え方に慣れるまで難しく感じることもあります。

記帳を始めたものの、

「どのように帳簿を作ればいいかわからない」

「仕訳に時間がかかる」

「毎月の記帳が負担になっている」

という場合は、記帳代行を利用するのもひとつの方法です。

まとめ｜帳簿は「何のために使うか」を知ることから

帳簿にはそれぞれ役割があります。

今回ご紹介した主な帳簿をまとめると、

・仕訳帳：取引を時系列で記録する

・総勘定元帳：勘定科目ごとに取引をまとめる

・現金出納帳：現金の入出金を管理する

・売掛帳・買掛帳：未回収・未払いの取引を管理する

・固定資産台帳：固定資産の取得や減価償却を管理する

という違いがあります。

最初からすべてを完璧に覚える必要はありません。

まずは「自分の事業では、どのような取引があるのか」を整理し、それに合わせて必要な帳簿を確認していきましょう。

また、2027年分から青色申告特別控除の仕組みが見直されるため、青色申告をしている方は今後の変更についても確認しておくことをおすすめします。

「帳簿のことを調べるだけで時間がかかる」

「本業をしながら毎月の記帳まで行うのが難しい」

という方は、記帳代行を利用して、記帳にかかる負担を減らす方法もあります。

本業に集中できる時間を増やしたい方は、記帳代行という選択肢も検討してみてはいかがでしょうか。