長い文章をわかりやすく要約するコツ｜重要な情報を残す5つのポイント

仕事の資料やレポート、説明文などを読んでいると、

「文章が長くて読むのに時間がかかる」

「結局、何が重要なのか分からない」

「人に共有したいけれど、そのままだと長すぎる」

ということがあります。

そんなときに役立つのが「要約」です。

ただし、単純に文章を短くすれば読みやすくなるわけではありません。

大切なのは、

必要な情報を残しながら、全体像を短時間で把握できる状態にすること

です。

今回は、長い文章や資料を要約するときに意識したい5つのポイントを紹介します。

1．最初に「何についての文章なのか」を確認する

いきなり文章を削り始めるのではなく、まず全体を確認します。

特に重要なのは、

「この文章は何を伝えるために書かれているのか」

という部分です。

例えば、

「新サービスについて説明する資料」

「調査結果を報告するレポート」

「会議で決まった内容を共有する文章」

では、残すべき情報がそれぞれ違います。

最初に文章の目的を把握すると、重要な部分を判断しやすくなります。

2．「結論」を先に探す

長い文章の中で、最も重要なのは結論です。

例えば、

「調査の結果、A案を採用することになった」

という結論があるのに、そこへ至る説明だけを大量に残してしまうと、要約としては分かりにくくなります。

まず、

結論・主張・最終的に伝えたいこと

を見つけ、その周辺に必要な情報を残していくと整理しやすくなります。

3．同じ内容の繰り返しをまとめる

長い文章では、同じ内容が少しずつ違う表現で何度も出てくることがあります。

例えば、

「利用者から料金が高いという意見が多かった」

「価格について改善を求める声が複数あった」

「料金面に不満を持つ利用者も確認された」

という文章は、すべて近い内容です。

要約では、

料金の高さに関する不満・改善要望が複数見られた。

のようにまとめることができます。

重複を整理するだけでも、文章はかなり短くなります。

4．数字・条件・重要な固有情報は残す

文章を短くするときに削りすぎてはいけない情報もあります。

例えば、

「10月15日まで」

「回答者200人」

「売上が前年比20％増加」

「A案を採用」

などです。

数字や期限、決定事項、固有名詞などを削ってしまうと、文章の意味そのものが変わる場合があります。

要約するときは、

削っても意味が変わらない情報と、残さなければならない情報を分けること

が重要です。

5．最後に「これだけ読めば分かるか」を確認する

要約が完成したら、元の文章を知らない人の立場で読み返します。

そして、

「何についての文章か分かるか」

「重要な結論が分かるか」

「必要な数字や条件が残っているか」

を確認します。

要約だけを読んでも全体像が理解できれば、情報整理としてかなり使いやすい状態です。

要約は「短くする」より「重要度を整理する」作業

要約というと、文章を削る作業のように思われがちです。

しかし実際には、

重要な情報を見つける

→似た内容をまとめる

→不要な部分を減らす

→読みやすい順番に整理する

という情報整理の作業です。

文章量が多くなるほど、この整理に時間がかかります。

ココナラでは、長い文章・資料を読みやすく要約するサービスも出品しています。

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という場合は、お気軽にご相談ください。