Excelがごちゃごちゃしてきたら、まず確認したい3つのこと

取引先からもらった一覧を開いたら、同じ会社のはずなのに「株式会社〇〇」「(株)〇〇」「〇〇」と3通りで並んでいる。同じ人らしいデータも2行ある。列は右にずっと続いていて、どれを残せばいいのか分からない。

こういう表を前にすると、つい全部きれいにしたくなります。ただ、上から順に直していくと、たいてい途中で手が止まります。何が問題なのか見えないまま触ると、直したつもりで別のところを崩すこともあります。

直す前に、見る場所を「表記ゆれ」「重複」「列」の3つに絞ってみてください。この順で眺めるだけでも、どこから手をつけるかがだいぶ見えてきます。

■ 表記ゆれ｜正解より、基準を1つ

会社名なら「株式会社〇〇」「(株)〇〇」「〇〇株式会社」。ほかにも全角と半角、スペースのあるなし、漢字とカナの違いがよく混ざっています。

ここで迷いやすいのが「どれが正しいか」。正解を探すより、この表ではこう書く、という基準を1つ決めるほうが早いです。「株式会社は省略しない」「英数字は半角」のように決めたら、あとはそれに合わせてそろえていきます。

■ 重複｜消す前に、ほかの列を見る

表記がゆれていると、同じ相手が別々の行に分かれていることがあります。ただ、名前が同じだからすぐ消す、は危ないところ。同姓同名の別人や、同じ社名の別の支店かもしれません。

メールアドレス、電話番号、管理番号、住所。こうした列も見比べてから判断します。迷う行は消さずに、横の空いた列に「重複?」と印をつけておくだけでも十分です。

■ 列｜使う頻度で分けてみる

列が増えると、何を見るための表なのか分かりにくくなります。まずは各列を「毎回使う」「時々使う」「ほぼ使わない」くらいにざっくり分けてみてください。

分けても、消す必要はありません。毎回使う列を左に寄せる。ほぼ使わない列は非表示にするか、別のシートに移しておく。それだけで、開いたときの見え方はずいぶん変わります。

■ 今日やるなら、会社名の列だけ

全部を一度に片づけなくて大丈夫です。今日は、会社名（取引先名）の列を1本だけ見てみてください。

その列にフィルターをかけて候補の一覧を開くと、どんな表記が入っているかをまとめて眺められます（画面の見え方はExcelのバージョンで少し違います）。まずは5分だけ、眺めてみるくらいで十分です。

自分で整理する時間が取れないときは、500行・20列までの表を対象に、表記の統一や重複候補の確認、並べ替えなどをお手伝いしています。

対応範囲は「Excel・CSVの整理と集計をお手伝いします」のページにまとめています。