作業中の電話で、一番困るのは電話の長さだけではない

リフトで作業しているときに電話が鳴る。手を止めて出ると、車検の相談、タイヤの問い合わせ、修理後の質問が続く。

少人数の車屋では、よくある場面です。

一番の問題は、通話が数分長くなることだけではありません。作業へ戻ったあとに「名前は聞いたが車種を聞いていない」「折り返すと言ったが時間を書いていない」と気づくことです。

私自身も、少人数で受付と現場を兼ねる立場を経験してきました。忙しい人ほど記憶力が低いのではなく、受付時に残す項目が決まっていないため、抜け方が毎回変わります。

最初に固定したいのは、立派なシステムではなく次のような基本欄です。

- 名前と連絡方法

- 車種と用件

- いつまでに返事が必要か

- 誰が折り返すか

- その場で約束せず確認へ回すこと

受付の目的は、その場ですべて解決することではありません。次の担当者が迷わず続きから対応できる状態を作ることです。

1〜5人規模の自動車販売店・整備工場で、電話・来店受付の聞き漏れや説明のばらつきを整理したい方向けに、30分のヒアリングから御社用のA4受付メモ原案を作成しています。システム開発や成果保証ではありません。範囲をご確認のうえご購入ください。

https://coconala.com/services/4337337