「あとで電話します」が積み重なる車屋の受付

作業中に電話へ出て、「確認して、あとで電話します」と答える。

その場では丁寧な対応ですが、折り返し時刻も担当者も記録していないと、午後になってから誰が返すのか分からなくなります。そこへ来店と部品確認が重なると、一つの約束が店全体の宿題になります。

受付メモには、用件だけでなく次の行動を残します。

- 誰が確認するか

- 何を確認するか

- いつまでに折り返すか

- 相手へ何と案内したか

- 追加資料が必要か

少人数の現場では、受付担当だけを置けないことがあります。だからこそ、担当者の頭の中ではなく、次の人が読める一枚へ置く必要があります。

ただし、折り返し時間を細かく決めればすべて解決するわけではありません。店の作業予定や受付人数に合わない約束を増やせば、かえって守れなくなります。まずは現状の受付場面を聞き、無理のない記録欄に絞ります。

小さな車屋向けのA4受付メモ原案では、現在の受付方法を30分で伺い、基本情報、用件別確認、折り返し、担当者、その場で約束しない事項を御社用に整理します。

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