その作業、本当に必要ですか？

前回のブログでは、「求められる良い業務改善とは何か？」というテーマでお話ししました。

今回は、その続きとして、少しDX（デジタルトランスフォーメーション）的な視点で考えてみたいと思います。

DXというと難しく聞こえるかもしれませんが、私が考えるDXとは単なる時間短縮ではありません。

もっと大きな視点で、

「今やっている作業は本当に必要なのか？」

を考えることだと思っています。

## 月次レポート作成を例に考えてみる

例えば、私が最近改善に関わった月次レポート業務では、次のような作業を行っていました。

１．複数のデータファイルをExcelに取り込む

↓

２．Excel内でデータを加工する

↓

３．レポートにまとめる

↓

４．メールで関係者へ配布する

こうして見ると、それほど大変な作業には見えないかもしれません。

しかし、実際には「データ加工」の工程に多くの時間がかかっていました。

Excelに慣れている担当者でも、毎月1時間程度の作業が必要でした。

そこで私は、この作業を2分以内で完了できるように改善しました。

しかし、本当に考えていたのは時間短縮だけではありませんでした。

## 本当に改善したかったこと

月次レポートには当然ながら日付情報が含まれています。

そこで、元データを取り込む段階で、

・年

・月

・年月（YYYYMM）

といった情報を自動で追加する仕組みを作りました。

これによって、月単位で集計できるデータ構造をあらかじめ作ることができます。

すると何が起こるでしょうか。

実は、毎月担当者が集計しなくても、

・月別推移

・売上推移

・実績比較

などを自動的に表示できるようになります。

さらにPower BIなどの仕組みを組み合わせると、利用者は必要なタイミングで最新情報をダッシュボードで確認することができます。

そうなると、

・レポートを作る

・Excelにまとめる

・メールで配布する

という作業そのものが不要になる可能性があります。

## 本当に必要な作業とは何か

業務改善というと、

「今の作業をもっと速くする」

ことを思い浮かべる方が多いかもしれません。

もちろん、それも重要です。

しかし私は、

「その作業は本当に必要なのか？」

を考えることの方が重要だと思っています。

例えば今回の例で言えば、

月次レポートを早く作ることではなく、

月次レポートを作らなくても同じ情報を共有できる仕組みを作ることができないか？

という視点です。

## 私が業務改善に興味を持った理由

私が業務改善に興味を持ったのは、ルーチンワークを簡単にしたかったからです。

そして、そこで生まれた時間を、

・顧客とのコミュニケーション

・市場調査

・新製品企画

・スキルアップ

・家族との時間

など、自分にとって本当に大切なことに使いたいと思ったからです。

そのため、業務改善を考えるときは、

「どうすれば速くできるか？」

だけではなく、

「そもそも必要な作業なのか？」

を考えるようになりました。

## まとめ

私がお伝えしたいのは、業務改善とは現在の作業を速くすることだけではないということです。

本当に大切なのは、

「その作業は本当に必要なのか？」

を考えることです。

場合によっては、

レポートを効率化することよりも、

レポートそのものを作らなくて済む仕組みを考える方が大きな改善につながることがあります。

今回のブログでお伝えした考え方は、これからますます重要になると考えています。

なぜなら、AIの普及によって、多くのルーチンワークが自動化されていく可能性があるからです。

レポート作成やデータ集計、データ加工なども例外ではありません。

しかし、だからこそ私たちは考える必要があります。

自動化によって生まれた時間を何に使うのか。

顧客と向き合うことかもしれません。

市場を調査することかもしれません。

新しい製品やサービスを考えることかもしれません。

あるいは、大切な家族との時間かもしれません。

私は業務改善の目的は、単に作業時間を減らすことではなく、

「大切な時間を大切なことに使えるようにすること」

だと考えています。