PDFが完成版なのにWordだけ古い？照合で先に見る3か所

配布用PDFは確定したのに、編集用Wordには古い日付が残っている。そんなときは、Wordを最初から読み直す前に「どちらを正本にするか」を決めると、直す範囲がはっきりします。

今回は、完成PDFを正本としてWordを直す場合の確認順をまとめます。

【1】数字・日付・固有名詞から照合する

開催日時、料金、申込期限、担当者名などは、1文字の違いでも案内の意味が変わります。まずPDFとWordの同じ見出しを並べ、該当箇所を一つずつ突き合わせます。たとえば「10月12日」と「10月19日」が違えば、PDFの記載をWordに反映し、修正箇所の一覧に残します。

【2】本文だけでなく、表と脚注も見る

見出しと本文が合っていても、表の金額、箇条書き、脚注に旧版が残ることがあります。ページ番号だけで対応させず、見出しや項目名を手掛かりに照合すると、改ページがずれた文書も追いやすくなります。

【3】判断できない差は、修正せずに分ける

PDFにない一文がWordにある場合、それが削除漏れか、PDF側の掲載漏れかは資料だけでは決められません。推測で書き換えず、「要確認」として箇所と差分を一覧に残します。

自分で確認するときは、①正本を指定、②見出しごとに比較、③修正点と要確認点を分けて記録、の順で進めてみてください。

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