「先月のファイルをコピーして数字を差し替える」が危ない3つの理由

コツコツ自動化ラボです。

月次の資料づくり、こんな手順でやっていませんか？　「先月のファイルをコピー → 名前を変えて → 数字を差し替える」。実はこれ、私も長年やっていました。そして一番ヒヤッとした経験も、この運用から生まれました。

## 危ない理由①: 「差し替え忘れ」は必ず起きる

数字が30箇所あれば、30回の差し替え作業があります。人間の作業には必ず一定のミス率があるので、回数を重ねれば「先月の数字が残ったままの資料」はいつか必ず世に出ます。怖いのは、見た目が完成しているのでミスに気づけないことです。

## 危ない理由②: 数式が静かに壊れていく

コピーを繰り返したファイルは、数式の参照がズレたり、いつの間にか数式が値貼り付けに変わっていたりします。「合計が合わない」と気づいたときには、どの代のコピーで壊れたのか誰にも分からない。ファイルの考古学が始まります。

## 危ない理由③: 作った本人しか触れなくなる

コピーを重ねたファイルには、その人だけが知る「触ってはいけないセル」が増えていきます。結果、その業務が属人化して、休めない・引き継げない仕事になっていく。

## 解決の方向はシンプルです

「元データを入れる場所」と「見せる資料」を分けて、間を自動化でつなぐ。これだけです。元データを置いたら資料が自動で更新される形にすれば、差し替え作業そのものが消えるので、①〜③が全部同時に解決します。

「うちのあのファイル、まさにこれだ」と思ったら、お気軽にご相談ください。どこから直すべきか、業務の言葉で一緒に整理します。

コツコツ自動化ラボでした。