AIでメール文を作ると、短時間で形になるのでとても便利です。
ただ、便利だからこそ、そのまま送ってしまいやすいという落とし穴もあります。
実際には、
「丁寧すぎて不自然」
「遠回しで読みづらい」
「言いたいことが見えにくい」
といった違和感が残っていることも少なくありません。
今回は、AIで作ったメール文を送る前に見たいポイントを整理します。
■ AIメール文は便利だけれど、そのまま送るのは少し危ない
AIは、メール文のたたき台を作るのが得意です。
件名や本文の形を短時間で整えられるので、忙しいときにはかなり助かります。
ただ、そのまま送ると、
丁寧すぎる
回りくどい
必要以上に長い
といった形になりやすいことがあります。
メールは読む時間が限られているので、
見た目以上に“読みやすさ”が大切です。
■ チェックポイント1：丁寧すぎて回りくどくなっていないか
AIメール文では、
「ご確認いただけますと幸いです」
「ご対応いただけますと幸甚に存じます」
のように、丁寧だけれど少し重い表現が続くことがあります。
もちろん間違いではありませんが、
相手や場面によっては、少し大げさに見えることもあります。
必要以上にかたくなっていないかは、一度見直したいポイントです。
■ チェックポイント2：結論が見えにくくなっていないか
メールで大事なのは、何を伝えたいのかが早く分かることです。
AIで作ると、
背景説明
前置き
配慮表現
が先に続き、本題が後ろに回ることがあります。
たとえば、
依頼なのか
確認なのか
共有なのか
が最初の数行で分かるだけでも、相手は読みやすくなります。
■ チェックポイント3：一文が長すぎないか
AIメール文は、一文の中に情報をまとめすぎることがあります。
読む側にとっては、情報が多いほど負担になりやすいです。
特に、
依頼内容
締切
添付資料
確認事項
が1文に全部入ると、一気に読みにくくなります。
メールは、一文を短めにした方が伝わりやすくなります。
■ チェックポイント4：相手との距離感に合っているか
AIは汎用的なメール文を作るのは得意ですが、
相手との距離感まで完璧に合わせるのは難しいことがあります。
初めての相手なのか
社内の相手なのか
継続的な取引先なのか
で、言い方は微妙に変わります。
最後に一度、自分の相手に合うトーンになっているかを見るだけで、違和感は減りやすいです。
■ まとめ
AIメール文は便利ですが、そのまま送る前に
・回りくどくないか
・結論が先に見えるか
・一文が長すぎないか
・相手との距離感に合っているか
を見ておくと、かなり安心です。
メールは短いぶん、少しの違和感でも印象に残りやすい文章です。
最後に軽く整えるだけでも、伝わり方は変わります。
AIで作ったメール文や案内文の違和感調整、整文、読みやすさ改善に対応しています。
「失礼ではないか不安」
「丁寧だけど少し重い気がする」
と感じる文章があれば、お気軽にご相談ください。
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