そのまま送ると危ない、AIメール文の違和感チェック
AIでメール文を作ると、短時間で形になるのでとても便利です。
ただ、便利だからこそ、そのまま送ってしまいやすいという落とし穴もあります。
実際には、
「丁寧すぎて不自然」
「遠回しで読みづらい」
「言いたいことが見えにくい」
といった違和感が残っていることも少なくありません。
今回は、AIで作ったメール文を送る前に見たいポイントを整理します。■ AIメール文は便利だけれど、そのまま送るのは少し危ないAIは、メール文のたたき台を作るのが得意です。
件名や本文の形を短時間で整えられるので、忙しいときにはかなり助かります。
ただ、そのまま送ると、
丁寧すぎる
回りくどい
必要以上に長い
といった形になりやすいことがあります。
メールは読む時間が限られているので、
見た目以上に“読みやすさ”が大切です。
■ チェックポイント1：丁寧すぎて回りくどくなっていないかAIメール文では、
「ご確認いただけますと幸いです」
「ご対応いただけますと幸甚に存じます」
のように、丁寧だけれど少し重い表現が続くことがあります。
もちろん間違いではありませんが、
相手や場面によっては、少し大げさに見えることもあります。
必要以上にかたくなっていないかは、一度見直したいポイントです。
■ チェックポイント2：結論が見えにくくなっていないかメールで大事なのは、何を伝えたいのかが早く分かることです。
AIで作ると、
背景説明
前置き
配慮表現
が先に続き、本題が後ろに回ることがあります。
たとえば、
依頼なのか
確認なのか
共有なのか
が最初の数行で分かるだけでも、相手は読みやすくなります。
■ チェックポイン
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